Fatturazione elettronica, gioie e dolori di ogni commerciante. Che tu gestisca un ristorante, un negozio o anche un'attività da libero professionista nei prossimi mesi dovrai dotarti di un servizio per la gestione della fatturazione elettronica.

Dal 1 gennaio 2019, infatti, la fatturazione elettronica sarà obbligatoria per tutti: dai professionisti con partita IVA alle varie attività commerciali e imprenditoriali.

Analogamente a quanto accade oggi con le fatture alla Pubblica Amministrazione (fatture B2G), ogni azienda potrà inviare ad altre aziende fatture elettroniche (fatture B2B). Sarà inoltre possibile inviare anche fatture a privati (fatture B2C).

Ma cerchiamo di capire in cosa consiste nel dettaglio la fatturazione elettronica. A questo proposito, una premessa è d’obbligo: la fattura elettronica non è il documento fiscale in formato PDF o WORD che viene ricevuto o inviato per email.

 

Cos’è la fattura elettronica?

La fattura elettronica è un file in formato XML (eXtensible Markup Language) che viene trasmesso per via telematica al Sistema di Interscambio (SDI) dell’Agenzia delle Entrate e da questo recapitato al soggetto ricevente.

Come si è detto prima la fattura elettronica non è un tradizionale PDF, ma per essere visualizzate è necessario utilizzare un programma apposito gratuito o il proprio software gestionale. Anche l’Agenzia delle Entrate ha messo a disposizione uno strumento gratuito per visualizzare fatture elettroniche.

Il Sistema di Interscambio è una piattaforma informatica pubblica e gratuita. Può essere considerato il postino delle fatture elettroniche che si occupa di smistarle automaticamente verso la corretta destinazione.

Come fa il Sistema di Interscambio a sapere dove mandare le fatture? Grazie alle informazioni che trova nel file XML precedentemente compilato, come ad esempio la PEC del destinatario.

Aziende e liberi professionisti dovranno dire addio a carte e timbri ed abituarsi ad inviare le fatture al Sistema di Interscambio che effettuerà i necessari controlli e si occuperà del recapito della fattura al destinatario.

 

Come emettere una fattura elettronica

Per fare una fattura elettronica sono indispensabili alcuni strumenti:

• un software di fatturazione che generi la fattura in formato XML
• un servizio intermediario compatibile con il software di fatturazione

Secondo la legge è prevista la possibilità che alcuni servizi possano essere forniti anche attraverso degli intermediari che possono trasmettere e ricevere le fatture elettroniche. Gli intermediari che possono occuparsi di queste materie devono essere abilitati e delegabili, come elencati nell’articolo 3 del D.P.R del 22 luglio 1998, n. 322, oppure si tratta di soggetti abilitati ai servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate.

In questo processo infatti, Scloby si occuperà di creare le fatture e trasmetterle all’intermediario, il quale oltre a tenerne una copia in conservazione sostitutiva le invierà al Sistema di Interscambio, facendo risparmiare tempo al commerciante che non dovrà più caricare ogni file manualmente all’interno del portale dell’Agenzia delle Entrate.

Una volta in possesso di questi strumenti, il processo di emissione di una fattura elettronica può essere suddiviso in quattro fasi:

1. La fattura elettronica viene compilata attraverso un programma di fatturazione elettronica (come Scloby) inserendo i tradizionali dati del destinatario, compreso il suo indirizzo PEC. Non è obbligatorio stamparne una copia, ma se si preferisce rimane possibile farlo.
2. La fattura viene inviata dall’intermediario al Sistema di Interscambio firmata digitalmente dal soggetto che la emette o dall’intermediario stesso in modo da garantire origine e contenuto.
3. Se la fattura supera i controlli tecnici automatici, il Sistema di Interscambio provvede a recapitare il documento al destinatario tramite PEC.
4. L’intermediario effettua la conservazione sostitutiva del documento nei suoi archivi.

Il modo più semplice per compilare ed emettere una fattura elettronica è utilizzando un software di fatturazione o gestionale.

In questo caso la procedura è la stessa. Si compila la fattura e, al posto di stamparla o salvarla in PDF, la si trasforma in formato XML FatturaPA.

 

Quali dati inserire?

In base alla tipologia di ricevente, la fattura elettronica deve necessariamente contenere una serie di dati obbligatori tra i quali:

• Partita IVA del destinatario
• Codice Fiscale nel caso di privati cittadini
• Codice Identificativo di Gara o il Codice Unico di Progetto nel caso delle PA
• PEC nel caso delle fatture a Imprese

Oltre alle informazioni obbligatorie, il formato strutturato della fattura elettronica consente di inserire ulteriori dati utili alla gestione del ciclo attivo e passivo degli operatori.

 

Come inviare la fattura elettronica?

Le fatture elettroniche dovranno essere trasmesse al SDI dal soggetto che lo emette, anche tramite un intermediario abilitato.

Le modalità di trasmissione della fattura elettronica sono le seguenti:

1. posta elettronica certificata (PEC) del professionista o portale dell’Agenzia delle Entrate per poi occuparsi della conservazione sostitutiva.
2. attraverso un intermediario a cui il software gestionale e di cassa si collega.

Per aziende e liberi professionisti, la trasmissione della fattura elettronica sarà molto più rapida di quella cartacea, in questo modo emettere fatture verso enti pubblici o privati diventerà molto più semplice e garantirà un risparmio sui costi. Per questo motivo infatti la seconda modalità di trasmissione risulta essere la più semplice e adatta a tutte le tipologie di commercianti.