ristorazione
La tua attività ha bisogno di un software ERP? Quando il sistema di cassa non basta più
Team Tilby
Per gestire le attività quotidiane di un ristorante, un bar o un negozio, un sistema di cassa è spesso sufficiente per ricevere pagamenti, raccogliere comande, aggiornare listini e ottenere statistiche avanzate.
Quando l’attività cresce, aumentano anche le informazioni da controllare e con essa la complessità: la gestione del magazzino si fa più articolata, ci sono da considerare fornitori, acquisti, costi, contabilità, personale, margini e le performance dei vari punti vendita.
A quel punto la domanda diventa: il sistema di cassa “va stretto”? Può essere utile integrare un gestionale ERP?
La risposta, come in molti casi analoghi, è “dipende”. Un gestionale ERP non è necessario per ogni attività, ma può diventare uno strumento utile se vuoi più controllo, integrazione e visibilità sui dati.
Vediamo in concreto con alcuni esempi pratici.
Innanzitutto, che cos’è un ERP?
Un ERP è acronimo di Enterprise Resource Planning. Si tratta quindi di un software gestionale che collega diverse aree dell’azienda in un unico sistema.
Un ERP può aiutarti a gestire:
- vendite e acquisti
- magazzino e fornitori
- fatturazione e contabilità
- reportistica e analisi dati
- controllo dei costi
Se devi gestire più sedi o punti vendita, i vantaggi sono ancora più evidenti.
Sistema di cassa ed ERP: quali sono le differenze?
Pur essendo entrambi software, ci sono alcune sostanziali differenze:
Il sistema di cassa offre supporto sulle operazioni quotidiane del punto vendita: registra le vendite, incassa i pagamenti, raccoglie le comande, ha una gestione di base del magazzino e così via.
L’ERP lavora invece in modo più ampio: collega il dato di vendita con magazzino, acquisti, fornitori, amministrazione, contabilità e controllo di gestione.
In alcuni sistema di cassa e gestionale hanno lo stesso tipo di funzionalità, ma con un livello di dettaglio diverso.
Esigenza
Sistema di cassa
Gestionale ERP
Incassi e pagamenti
Sì
Tramite integrazione
Comande e tavoli
Sì
No
Vendite giornaliere
Sì
Sì, con analisi aggregate
Magazzino
Semplificato
Avanzato
Acquisti e fornitori
Limitato
Sì
Contabilità
Limitato / integrato
Sì
Controllo dei margini
Parziale
Sì
Multi-sede
Parziale
Sì
In che casi ti può bastare un sistema di cassa?
Un sistema di cassa evoluto può essere sufficiente quando l’attività ha una gestione semplice e facilmente controllabile.
Per esempio, può bastare se:
- hai un solo o pochi punti vendita;
- segui direttamente l’operatività;
- il magazzino è semplice;
- i fornitori sono pochi;
- la contabilità è gestita dal commercialista;
- ti basta monitorare i principali KPI
In questi casi, introdurre un ERP potrebbe non essere necessario e aggiungere complessità, oltre ai costi, formazione e alle procedure superiori alle reali esigenze dell’attività.
Quando serve un ERP? I segnali da osservare
Quando la complessità aumenta, integrare al tuo sistema di cassa un software gestionale ERP può combinare più informazioni e offrirti più controllo sulla tua attività.
Controllare margini e redditività
Il sistema di cassa ti dice quanto hai venduto. Per capire quanto hai guadagnato devi però collegare vendite, costi, scorte, fornitori e acquisti.
Nella ristorazione, ad esempio, un piatto può essere un best seller ma avere un margine molto basso. Grazie all’integrazione tra gestionale e sistema di cassa, scoprire questi casi e porvi rimedio è molto più semplice.
Monitorare il magazzino in dettaglio
Le funzionalità di magazzino dei sistemi di cassa più evoluti sono già abbastanza avanzate da dare una gestione soddisfacente.
Ma quando si ragiona su scorte molto più ampie, calcolo del food cost, monitoraggio ragionato delle scorte, potrebbe essere necessario un software gestionale più evoluto.
Unificare la gestione che effettui su strumenti separati
Se vendite, acquisti, magazzino, contabilità e report sono gestiti su fogli Excel, appunti o altri tool digitali, aumenta il rischio di errori, dati duplicati e decisioni basate su informazioni non aggiornate.
Integrare acquisti, fornitori e amministrazione
La tua azienda è cresciuta e devi collegare anche ordini, documenti, fatture, scadenze, costi e contabilità? In questo caso, ti serve un sistema per “far parlare” front e back office.
Standardizzare i processi
Se la tua attività si sta espandendo e vuoi rendere i processi replicabili per ogni sede, un ERP può mantenere coerenza, ridurre la dipendenza dalle singole persone e migliorare il controllo.
Gli errori più comuni quando valuti un ERP
Scegliere un ERP non significa adottare la soluzione più grande o più completa. Significa scegliere uno strumento proporzionato alla complessità dell’attività.
Non considerare l’integrazione con il sistema di cassa
È l’aspetto più importante, eppure non sempre considerato. Quando il sistema di cassa e il gestionale non dialogano tra loro in modo nativo, rischi di aumentare il lavoro manuale invece di ridurlo.
Sovradimensionare le tue esigenze
Valuta qual è il tuo obiettivo e di cosa hai realmente bisogno: scegliere una soluzione troppo complessa può generare costi e tempi di implementazione superiori ai benefici.
Partire dalla tecnologia e non dai processi
Prima del software bisogna chiarire quali problemi risolvere: magazzino, acquisti, marginalità, reportistica, multi-sede o amministrazione.
La tua attività ha davvero bisogno di un software gestionale?
Come visto, non sempre è necessario un software ERP accanto a un sistema di cassa.
La scelta giusta non è moltiplicare i software, ma avere strumenti proporzionati alla propria organizzazione, integrati tra loro e capaci di supportare la crescita.
Per chi gestisce un’attività con processi semplici e già standardizzati, un sistema di cassa evoluto può essere una soluzione sufficiente.
Per chi invece si sta espandendo rapidamente con numerosi punti vendita, ha tanti fornitori, un magazzino complesso, dati sparsi e difficoltà nel controllare margini e costi, l’ERP può aiutare a controllare la complessità.
Tilby, il sistema di cassa cloud Zucchetti, integra molte funzionalità legate alla gestione dell’attività come:
- gestione di più punti vendita
- monitoraggio del magazzino e distinta base
- statistiche avanzate e per punti vendita
- gestione completa del ciclo attivo e parziale di quello passivo
- gestione clienti
Inoltre, il software di cassa è integrato con alcuni dei più diffusi software gestionali ERP di Zucchetti, come:
Domande frequenti sul tema ERP e sistema di cassa
Cos’è un gestionale ERP in parole semplici?
Un ERP è un software gestionale in grado di organizzare diverse aree chiave dell’azienda, come le vendite, gli acquisti, il magazzino, la contabilità e la reportistica più avanzata.
Che differenza c’è tra ERP e sistema di cassa?
Il sistema di cassa gestisce principalmente le operazioni del punto vendita, come gli incassi e i pagamenti, la fiscalità, le comande nel caso della ristorazione e così via. L’ERP collega quei dati agli altri processi aziendali, ad es. acquisti, magazzino, amministrazione e controllo dei margini.
In che momento è utile valutare un software gestionale?
Quando l’attività diventa più complessa: apertura di più vendita o franchising, tanti fornitori, magazzino difficile da controllare, uso di più strumenti software per diverse funzioni, reportistica avanzata.
Se uso un software gestionale ho ancora bisogno del sistema di cassa?
Sì. Gli ERP non sostituiscono il software di cassa, ma lo integrano. La cassa gestisce principalmente la vendita, l’ERP aiuta a controllare il business nel suo insieme.
Un sistema di cassa può avere funzionalità di un ERP?
Sì, se l’attività è piccola – media un sistema di cassa, soprattutto con tecnologia cloud come Tilby, può gestire diversi aspetti di solito compresi nel software gestionale come il magazzino, la reportistica, gli acquisti ecc.
- vendite e acquisti
- magazzino e fornitori
- fatturazione e contabilità
- reportistica e analisi dati
- controllo dei costi
- hai un solo o pochi punti vendita;
- segui direttamente l’operatività;
- il magazzino è semplice;
- i fornitori sono pochi;
- la contabilità è gestita dal commercialista;
- ti basta monitorare i principali KPI
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