Dal 1 gennaio 2019 la fatturazione elettronica sarà obbligatoria per tutti i titolari di partita IVA (B2B). Come cambia il lavoro dei commercianti nella quotidianità?
Vediamo insieme i principali vantaggi apportati dalla fatturazione elettronica:
- riduzione degli errori nei pagamenti e riduzione dei tempi medi di pagamento.
- completa automazione e riduzione dei costi: non sarà più necessario inserire manualmente i dati dei clienti evitando errori di registrazione e smarrimenti
riduzione del rischio di falsi e duplicazioni con la riconciliazione automatica dei dati e processi autorizzativi con controlli sui dati fattura più efficienti;
- minori costi di stampa, spedizione e archiviazione;
Oltre al semplice risparmio economico, gli analisti dell’Osservatorio hanno stimato un beneficio derivante dal passaggio alla fatturazione elettronica che oscilla tra i 7,5 e gli 11,5 euro per fattura per coloro che emettono almeno 3.000 fatture all’anno, e tra gli 1,8 e i 3,7 euro a fattura per le aziende che hanno volumi inferiori.
Come scegliere il sistema di fatturazione elettronica più adatto alla tua attività?
Ovviamente esistono tantissimi software che permettono di gestire le fatture in formato elettronico in modo semplice e intuitivo, agevolando il compito di gestione della fatturazione aziendale.
Per questo, il primo passo è analizzare le proprie esigenze per scegliere la soluzione più adatta: sulla base del volume di fatture trattate, della complessità dell’attività gestita e della dimensione organizzativa, è possibile individuare tre diverse tipologie di soggetti e di relative esigenze.
Microimprese e professionisti
Per questo tipo di imprese non servono soluzioni complesse, ma strumenti di utilizzo immediato con funzioni base, come ricezione delle fatture elettroniche passive, emissione delle fatture elettroniche attive e la loro conservazione automatica.
Piccole e medie imprese
Possiedono un gestionale che genera le fatture in formato XML o PDF ma non gestisce il colloquio con il Sistema di Interscambio (SdI). Per questo, la soluzione per la fatturazione elettronica non deve solo gestire in modo semplice ed efficiente l’intero ciclo di fatturazione, ma deve essere anche facilmente integrabile con i software già adottati dall’impresa. In questi casi, quindi è opportuno che chi si occupa degli aspetti informatici nell’organizzazione si confronti con chi gestisce le attività amministrative e contabili.
Grandi aziende
Le realtà più grandi, con grossi volumi di fatture, utilizzano gestionali evoluti, possono essere a loro volta fornitori di gestionali e producono fatture elettroniche già in formato XML.
Soluzione: queste società necessitano di un “connettore” su misura che, integrato nel gestionale esistente, lo completi di tutte quelle funzioni necessarie a gestire le fatture elettroniche in conformità a quanto previsto dalla normativa come, ad esempio, la firma massiva automatica con delega all’intermediario.
Queste macro-classificazioni possono facilitare il processo di scelta ma non “automatizzarlo” perché le variabili da prendere in considerazione all’interno di un’organizzazione possono essere molte. Per questo è importante individuare una soluzione personalizzabile rispetto alle esigenze di ciascuna azienda e rivolgersi ad un partner in grado di guidare il cliente nel singolo processo di adeguamento.