ristorazione, how to
Come scegliere il software gestionale per la tua pizzeria
Team Tilby
Devi gestire l’ordine di due pizze da consegnare entro le 20, mentre una famiglia con due figli è appena entrata e chiede un tavolo, intanto che il telefono squilla per un ordine da asporto. E dov’è finita la comanda del tavolo 12?
Se sei titolare di una pizzeria, una situazione spiacevole come questa probabilmente ti suona familiare. Qual è la strategia migliore per gestirla? Probabilmente la parola che hai in mente, in questo momento, è proprio “gestionale per pizzeria”.
Un software che organizza gli ordini che ricevi e li smista ai vari centri di produzione. Che ti permette di raccogliere prenotazioni e comande, da qualsiasi canale arrivino. E che è in grado anche di aiutarti a calcolare – e organizzare – le scorte o i costi di produzione.
Cerchiamo quindi di capire insieme che cos’è un gestionale per pizzeria, e soprattutto quali funzioni dovrebbe offrirti per fare in modo che la situazione che abbiamo descritto qualche paragrafo fa possa essere gestita in modo rapido e senza intoppi.
Quali funzionalità dovrà avere il software gestionale della tua pizzeria?
Parlare di software per pizzerie è un po’ generico. Tra i locali che offrono solo l’asporto e chi si concentra quasi esclusivamente sul servizio in sala c’è una intera galassia realtà con dimensioni, caratteristiche e soprattutto esigenze diverse.
Proviamo a isolare alcuni “casi tipo”, ed evidenziare quali funzionalità debba avere un sistema di cassa pensato per ognuno di essi.
Gestionale per pizzerie con servizi di asporto e consegne a domicilio
Un primo canale (in alcuni casi, come per le ghost kitchen, “il” canale) di ordinazione è l’asporto e la consegna a domicilio.
Oltre agli ordini fatti di persona per l’asporto, tipicamente i canali usati per raccogliere le ordinazioni sono:
- il telefono
- le piattaforme di food delivery: Glovo, JustEat, Deliveroo e servizi locali.
- da un canale ad hoc creato dalla stessa pizzeria (magari tramite un servizio esterno o un eCommerce)
- da più di uno di questi, combinati
Gestire “a mano” tutto questo richiede tempo, ma soprattutto all’aumentare del numero di ordinazione la probabilità di sbagliare qualcosa si alza esponenzialmente.
Con un gestionale pensato specificamente per pizzerie, integrato con i software che aggrega i vari canali di ordinazione, tutto può essere invece gestito senza inciampi.
Qualsiasi sia la loro provenienza, il gestionale della tua pizzeria dovrà essere in grado di:
- raccogliere e gestire gli ordini di delivery e asporto
- coordinarsi con gli ordini in sala e con la cucina
- fare entrambe le cose nel minor tempo possibile e senza errori
Gestire la presa delle comande e degli ordini in sala
Capricciosa ma senza olive.
Impasto doppio con farina integrale.
Base rossa e ingredienti a piacere.
Rispetto a un ristorante, dove il menù è piuttosto standardizzato, la pizzeria offre una possibilità di scelta praticamente infinita…che complica il lavoro di chi deve raccogliere l’ordine e soprattutto di chi deve prepararlo.
La scelta migliore? Usare un software che gestisca le comande con varianti e permetta di creare rapidamente prodotti personalizzati. Per chi prende l’ordine significa creare la comanda in pochi tocchi su uno schermo, per chi la deve preparare equivale ad avere tutte le informazioni necessarie a lavorare bene e rapidamente.
Prenotazione e assegnazione del tavolo
Per le pizzerie che fanno soprattutto servizio al tavolo un altro aspetto organizzativo importantissimo è la gestione di prenotazione e tavoli in sala. Ad esempio, non è insolito che le richieste per un tavolo arrivino negli stessi orari in cui il locale è già affollato di clienti, come all’ora di cena, o quando la pizzeria è chiusa.
In questo caso la soluzione migliore è affiancare alla prenotazione telefonica quella online.
A prescindere dal canale da cui arriva, il software della tua pizzeria dovrà permetterti di:
- registrare la prenotazione direttamente dal gestionale (quindi integrare un’agenda digitale)
- associare il tavolo alla prenotazione
Queste due funzionalità ti aiuteranno a non perdere le prenotazioni, avere subito il quadro dei tavoli liberi e occupati, immagazzinare dati utili per capire quali sono giorni e orari meno frequentati, qual è il tasso di riempimento della sala, di turnover dei tavoli e altre utili indicatori delle performance del tuo locale.
Gestione del magazzino e materie prime
Una funzionalità avanzata di grande utilità è quella della gestione del magazzino e della distinta base. Di cosa si tratta? Spieghiamolo con un esempio.
Ogni pizza che viene preparata nel tuo locale richiede un certo quantitativo di impasto, a sua volta fatto di farina, lievito sale ed altri ingredienti in quantità fisse. Per ognuno potrai quindi capire:
- date le mie scorte di magazzino, quante pizze riuscirò a produrre?
- dato il prezzo delle materie prime che ho acquistato, quanto mi costa produrre una pizza?
Questo calcolo può (anzi, deve!) essere fatto dal software che gestisce la cassa o da uno con cui è integrato. Alla cassa arrivano gli ordini, che a loro volta scalano le quantità di magazzino e contribuiscono a calcolare il food cost. In questo modo il business diventa non solo sostenibile, ma anche vantaggioso.
Promozioni, offerte e programmi fedeltà per i clienti della tua pizzeria
Per fidelizzare i propri clienti, le pizzerie che lavorano molto con il servizio di asporto e consegna a domicilio potrebbero voler applicare offerte speciali, promozioni e programmi fedeltà dedicate direttamente in cassa.
Ad esempio, uno sconto su ordini superiori a una certa soglia, o l’inclusione di prodotti omaggio per ogni acquisto o al raggiungimento di un numero minimo di acquisti.
Un gestionale pensato per le pizzerie dev’essere quindi in grado di gestire queste casistiche, rendendo semplice l’impostazione delle regole di accesso alla promozione e la loro corretta applicazione.
Menu digitale e ordinazioni automatiche dei clienti
Già da qualche anno i menu digitali sono entrati a far parte delle abitudini dei clienti: si inquadra il codice QR e si possono sfogliare le opzioni a disposizione da una pagina web o una web app. Quali sono i vantaggi?
- modificare il menu è semplice, rapido e flessibile
- azzera il costo di creazione e stampa di nuovi menu
- può essere associato a un servizio di self ordering
In quest’ultimo caso, oltre a sfogliare il menu il cliente può ordinare ciò che desidera direttamente dal proprio smartphone, diminuendo il carico di lavoro per il personale di sala e con meccanismi che possono anche incentivarlo a consumare di più.
Se scegli un gestionale di cassa per pizzeria con queste caratteristiche puoi quindi ridurre i costi e aumentare le ordinazioni, e a ruota i ricavi.
In conclusione: le caratteristiche del gestionale per la tua pizzeria
Ripensa alla situazione descritta nel primo paragrafo del post: decisamente meno complicato immaginare di gestirla con l’aiuto di un programma per pizzerie, non è vero?
Tilby ha già le funzioni di cui hai bisogno per organizzare al meglio il lavoro del tuo locale. Dall’integrazione coi servizi di delivery alla gestione completa della sala e delle comande, fino alle funzionalità per magazzino, scorte e analisi dei dati per migliorare ancora il tuo servizio e far crescere la tua attività.
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