Chiunque gestisca un’attività commerciale o ristorativa si confronta quotidianamente con pagamenti di varia natura e soprattutto con la corretta registrazione delle transazioni verso i sistemi dell’Agenzia delle Entrate..

In Italia, questo può avvenire di solito emettendo uno scontrino o una fattura.

Quali sono le differenze? Quando un’attività è tenuta a emettere una fattura e quando invece può scegliere lo scontrino? E quando parliamo di scontrino o fattura “elettronici”, cosa intendiamo?

Avere ben chiare queste differenze è fondamentale, sia per registrare correttamente ogni vendita nel tuo sistema di cassa o software gestionale, ma soprattutto per non incorrere in sanzioni e multe previste per chi non effettua correttamente quest’attività.

Vediamo in dettaglio come funzionano e di cosa si tratta.

INDICE 1. Che cos’è lo scontrino e chi deve utilizzarlo 2. Che cos’è la fattura e quando devi rilasciarne una 2.1 Che cos’è la fattura elettronica e come funziona? 3. Con Tilby emetti fattura e scontrini elettronici, anche in formato digitale

 

Che cos’è lo scontrino e chi deve utilizzarlo

Lo scontrino è il documento commerciale che viene rilasciato dall’esercente quando si effettua un acquisto in un negozio o si consuma qualcosa in un’attività ristorativa.

Sullo scontrino è riportato:

• il prezzo totale che è stato pagato
• l'importo dell'IVA (l'imposta sul valore aggiunto)
• in base ai casi, i dettagli dei prodotti acquistati o dei prodotti consumati

Lo scontrino, inteso come documento cartaceo da dare al cliente, da qualche anno ha perso la sua valenza “fiscale”. Ciò significa che non possiamo più parlare di “scontrino fiscale”, ma solo di “documento commerciale”.

Abbiamo spiegato meglio il concetto in questo post. Per sintetizzare, la validità ai fini fiscali della transazione è ora affidata al Registratore Telematico (RT), una stampante fiscale collegata a Internet

Ogni transazione viene aggiunta al registro elettronico dei corrispettivi giornalieri sotto forma di file XML che il RT invierà telematicamente alla fine della giornata all’Agenzia delle Entrate.

Questo file contiene la somma di tutte le transazioni effettuate, suddivise per aliquota IVA, ed elimina la necessità da parte dell'esercente di inserire manualmente questi valori nel registro dei corrispettivi cartaceo.

Lo scontrino, inteso come documento cartaceo ora ha quindi solo una valenza di “promemoria” e viene dato al cliente come prova di acquisto. È utile, ad esempio, per effettuare un cambio merce o per ottenere la garanzia legale.

Un’ulteriore declinazione è lo scontrino “digitale”: in questo caso, è la copia in formato PDF (Portable Document Format) del documento commerciale, che può essere inviato al cliente senza stampare nulla, via email, un messaggio Whatsapp o consentendone il download attraverso un codice QR. Anche in questo caso si tratta di un documento commerciale, con stessa valenza e finalità dello scontrino cartaceo.

Tilby è il primo sistema di cassa a permettere questa tipologia di invio, molto più comoda, rapida ed economica della stampa cartacea.

Generalmente lo scontrino non contiene dettagli personali su chi ha fatto l'acquisto, come il codice fiscale e la partita IVA, a meno di specifiche casistiche.

Ad esempio, lo contengono quelli emessi dalle farmacie per consentire la detrazione dei medicinali come spese mediche.

Se il cliente lo richiede, oltre allo scontrino è obbligatorio emettere anche la fattura.

Che cos’è la fattura e quando devi rilasciarne una

Rispetto allo scontrino, la fattura è un documento fiscale più dettagliato, che include numerose informazioni sia su chi lo emette che su chi lo riceve.

In Italia è obbligatorio rilasciare una fattura per tutte le imprese e i liberi professionisti che vendono beni o erogano servizi nel territorio nazionale, sia ad altre imprese o professionisti, sia ai privati che lo richiedono, e anche verso la Pubblica Amministrazione.

L’obbligo non riguarda invece commercianti (inclusi gli ambulanti), ristoratori e albergatori, oltre ad altre categorie come il pubblico trasporto e i prodotti agricoli, a meno che non venga espressamente richiesta.

Attraverso la fattura è possibile registrare la transazione e assolvere gli obblighi verso il Fisco. Questo consente inoltre ad aziende e professionisti di detrarre l'IVA e di dichiarare correttamente la spesa nei conti aziendali.

In questo caso assume la funzione di “giustificativo” per una spesa sostenuta, e può essere utilizzata anche per richiedere specifiche detrazioni sia da parte delle aziende e professionisti, sia per i privati.

Come anticipato, la fattura include numerosi dettagli tra i quali:

• il prezzo di vendita e l’IVA
• il dettaglio di ciò che è stato venduto o del servizio offerto
• i dati del venditore (nome, indirizzo, partita IVA)
• i dati dell'acquirente (nome, indirizzo, codice fiscale o partita IVA)

Che cos’è la fattura elettronica e come funziona?

Da ormai diversi anni è stata introdotta in Italia la fattura elettronica, ovvero una versione “digitale” della classica fattura ma inviata direttamente all’Agenzia delle Entrate, oltre che al relativo destinatario.

Si tratta anche in questo caso di un file in formato XML che viene trasmesso per via telematica al Sistema di Interscambio (SDI) dell’Agenzia delle Entrate. L'SDI lo recapita poi al soggetto ricevente.

Dal 2024 la fatturazione elettronica è obbligatoria per quasi tutte le attività che già dovevano erano tenute a effettuare quella classica. Questo include anche le partite IVA e le categorie che fino al 31 dicembre 2023 erano esonerate (regimi forfetari con ricavi o compensi sotto i 25.000€).

L’emissione della fattura deve avvenire per via telematica tramite uno dei sistemi conformi ai criteri stabiliti dall’Agenzia delle Entrate.

Ciò include alcuni servizi gratuiti, quelli offerti dai sistemi gestionali o, come nel caso di Tilby, può essere fatto direttamente dal sistema di cassa.

Su Tilby puoi infatti creare la fattura e trasmetterla a un sistema intermediario che riceve le fatture elettroniche e le trasmette al Sistema di Interscambio, una sorta di “postino digitale” che ne controlla la validità formale e la recapita al relativo destinatario.

Perché venga recapitata e registrata correttamente, dovrai ricordarti sempre di inserire anche il codice del destinatario e l’indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) del cliente.  

Se lo desideri, puoi anche dare una copia cartacea di cortesia della fattura ai tuoi clienti.

Con Tilby emetti fattura e scontrini elettronici, anche in formato digitale

Abbiamo visto le differenze tra scontrino e fattura, le due principali modalità con cui è possibile registrare una vendita in modo conforme a quanto stabilito dall’Agenzia delle Entrate.

Le novità introdotte negli ultimi anni hanno portato a una sempre più forte digitalizzazione di queste attività, con l’introduzione della fattura e dello scontrino elettronico.

Grazie al gestionale di cassa Tilby, potrai gestire entrambi in modo molto semplice, creando i documenti fiscali direttamente dal tuo sistema di cassa e inviandoli ai tuoi clienti, oltre che ai sistemi dell’Agenzia delle Entrate, nel pieno rispetto delle attuali normative.

Potrai inoltre emettere lo scontrino digitale in formato PDF, senza dover stampare una copia cartacea del documento commerciale.

Vuoi richiedere maggiori dettagli su come potrebbe essere utile Tilby per la tua attività? Contattaci per una consulenza personalizzata!