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Come scegliere il giusto software gestionale per il tuo ristorante
Team Tilby
Tra i fattori che incidono maggiormente sul successo di un locale non può mancare la tecnologia. E nello specifico, i software gestionali per ristoranti. A cosa ci riferiamo?
Il gestionale per ristoranti è lo strumento che semplifica tuo il lavoro e quello dei tuoi collaboratori. Svolge le operazioni complesse, riduce il margine di errore e aumenta quello del tuo guadagno.
Un sistema gestionale per ristorante è un software che gestisce la maggior parte delle attività e i processi all’interno del tuo locale. Include funzionalità per organizzare le prenotazioni, raccogliere e distribuire le comande, emettere i conti, creare i menù e tenere sotto controllo dispensa.
Così come per i registratori di cassa, anche i software sul mercato sono tanti. Decine, forse centinaia. Come destreggiarsi tra soluzioni molto diverse tra loro? E quanto possono incidere fattori come la dimensione e la tipologia del locale? O esigenze come la gestione delle consegne a domicilio, il calcolo del food cost, l’integrazione con altri software per la ristorazione o gestionali?
Per capirlo, e distinguere i migliori software gestionali per la ristorazione dal resto del gruppo, dovrai valutare le funzionalità a te necessarie, tenendo però a mente alcune caratteristiche imprescindibili che vedremo più avanti.
Quali funzionalità deve avere un software gestionale per ristorante
Come anticipato, la risposta a questa domanda può essere abbastanza soggettiva.
Dipende dalle dimensioni della tua attività, dalla tipologia di servizio che offri, da come è stata strutturata l’organizzazione interna.
Se però gestisci un’attività ristorativa e desideri
- semplificare e rendere più veloce il lavoro tuo e di chi collabora con te
- mantenere il controllo sui numeri
- offrire un servizio di qualità ai tuoi clienti
- ma soprattutto, aumentare i ricavi e i profitti
dovrai scegliere un gestionale per ristorante con il maggior numero possibile di queste caratteristiche.
Gestire le sale e i tavoli
in un colpo d’occhio l’interfaccia del software gestionale per il tuo ristorante dovrà farti capire subito quanti tavoli sono occupati e quanti liberi, e a che punto è il servizio in ogni tavolo per organizzare tempestivamente il servizio. Ancora meglio se su una mappa della sala, per evitare le classiche confusioni sul numero del tavolo che si vuole servire. Questo servizio è ancora più importante in presenza di un dehors o uno spazio esterno da gestire.
Raccogliere le prenotazioni
Hai presente l’agenda su cui segni con la penna biro che non scrive mai quando dovrebbe il nome della persona che prenota, e se lo fa qualcun altro con una grafia pessima neppure si capisce, e rischi di chiamare “Rodolfo” un “Roberto”? Ecco. Raccogliendo le prenotazioni direttamente sul tuo gestionale, l’agenda e la penna possono rimanere nel cassetto, assieme alla confusione.
Raccogliere le comande in sala e per l’asporto o il food delivery
Un gestionale per ristoranti di qualità ti permette di inviare gli ordini dei clienti direttamente in cucina e al bar, senza fogli volanti e confusione, già suddivisi per ordine di uscita dei piatti.
Allo stesso tempo, riceverai tutte le prenotazioni per l’asporto e in un unico ambiente. Così non dovrai collezionare tanti tablet quante sono le piattaforme di cui ti servi, e non perderai tempo in trascrizioni di ordini sul sistema di cassa.
Emettere conti, scontrini e fatture
Non ci riferiamo soltanto a quelli standard, ma soprattutto ai famigerati “conti separati”. Con un gestionale, prepararli diventa questione di un istante, e per i clienti è un’enorme comodità che verrà apprezzata e magari ripagata con ulteriori visite al tuo locale.
Gestire il magazzino e le scorte
Sapere in tempo reale cos’è rimasto in dispensa o se ci sono ingredienti da usare in fretta semplifica enormemente il compito in sala, e uno dei compiti più importanti di un buon gestionale per la ristorazione è quello di censire le tue scorte, avvisandoti quando stanno per esaurirsi ed è il momento di fare nuovi ordini dai tuoi fornitori.
Senza trascurare il calcolo del food cost e degli altri costi operativi del tuo locale.
Analizzare le performance e i dati
Un buon gestionale ti aiuta a studiare le performance del tuo locale, indicandoti quali sono le cose in cui vai bene e quelle in cui puoi migliorarle. Inoltre, raccoglie i contatti dei tuoi clienti, che potrai sfruttare per fidelizzarli e farli tornare nel tuo locale attraverso attività di marketing mirate.
Gestire i menù
Grazie ai dati di magazzino e vendite puoi creare menù pensati per piacere alle tue finanze, oltre che ai tuoi clienti. E con un gestionale pe ristorante puoi modificarli rapidamente, su ogni canale di vendita (incluso il food delivery, se lo fai).
Le caratteristiche per riconoscere i migliori software gestionali per ristorante
Finora ci siamo soffermati sulle funzionalità che non possono mancare in un buon gestionale per la ristorazione.
Se però non vuoi accontentarti e vuoi dotarti di uno dei migliori gestionali per ristoranti in circolazione, dovrai anche verificare che sia dotato di queste caratteristiche:
L’intuitività e la facilità di utilizzo
Pensa al tempo che dovrai dedicare per imparare a utilizzarlo. A quello necessario per spiegarlo al tuo staff.
Se sceglierai un gestionale con un’interfaccia simile a quella di app che già usi ogni giorno, come la posta elettronica sul tuo smartphone, i tempi di apprendimento si ridurranno drasticamente.
La compatibilità con diversi dispositivi
Non poter usare il software su ogni tablet o PC, ma doverlo fare su un dispositivo dedicato è una spesa extra, oltre che un vincolo se in futuro volessi cambiare software.
E se quel device dedicato dovesse avere problemi? Sostituirlo sarebbe più complesso e costoso.
La possibilità di integrarsi con altri software per la ristorazione
Uno strumento “aperto” permette di accogliere nuove funzionalità di cui ora neppure immagini di aver bisogno, ma che presto potrebbero diventare indispensabili.
E ti permette di farlo senza dover cambiare il gestionale del tuo ristorante, spendendo soldi e tempo per imparare nuovamente a usarlo.
L’assistenza offerta al cliente in caso di problemi
Di tanto in tanto un disguido può capitare.
Ciò che fa la differenza è come – ma soprattutto quanto rapidamente! - questo viene risolto. Sceglieresti un prodotto che non ti offre un’assistenza clienti tempestiva e continuativa, lasciandoti in balia degli eventi nel bel mezzo di un servizio? Crediamo proprio di no.
In conclusione: il giusto software gestionale per la ristorazione
Tilby è il software gestionale per ristoranti che integra tutte le caratteristiche che hai appena letto. Puoi usarlo su qualsiasi dispositivo, ha un’interfaccia user friendly, e grazie alle open API si integra con moltissimi software indispensabili nella ristorazione odierna.
Tra questi, Plateform è quello che ti permette di sfruttare al massimo le potenzialità del marketing nella ristorazione: raccoglie le prenotazioni su tutti i canali, organizza i contatti dei tuoi clienti e invia loro comunicazioni o promemoria, gestisce i menù e anche il servizio di delivery.
I contenuti di questo post sono ispirati agli articoli del blog di RISTORATORETOP, tra le più autorevoli società italiane nel campo del marketing per la ristorazione e dal blog di Plateform, la piattaforma di gestione delle prenotazioni e di marketing dedicata alla ristorazione, con cui Tilby è integrato.
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