ristorazione
Gestione prenotazione del ristorante online: come gestirlo e perché sceglierlo
Alice Bonfanti
Gestione delle prenotazioni al ristorante online: pro o contro? Che piacciano o meno, spesso risultano essere indispensabili. Effettuate tramite sito o apposite app di gestione prenotazioni al ristorante , semplificano la vita a ristoratori e clienti, consentendo di sfruttare l’omnicanalità. L’accesso da qualsiasi dispositivo, da un lato, consente ai clienti di riservare più facilmente un tavolo e gestire in tutta comodità la prenotazione senza il rischio di trovare la linea occupata e dover ricorrere a più tentativi. Dall'altro permette ai ristoranti di gestire l’affluenza e organizzarsi al meglio, coordinando servizio e cucina, per offrire una miglior esperienza.
Non avere un sito con la possibilità di prenotare online obbliga i potenziali clienti a telefonare. Un dispendio di tempo e denaro, considerando il budget impiegato per figure dello staff dedicate alla gestione di quest’attività e il mancato guadagno dei clienti che, spazientiti dall’attesa telefonica, potrebbero scegliere un altro locale. Senza contare la difficoltà organizzativa di tale sistema, che rischia di creare confusione portando alla perdita di prenotazioni e non permettendo allo staff di coordinarsi in modo ottimale.
Proprio per ovviare a queste problematiche, sempre più ristoratori optano per un sistema di prenotazione online come investimento per un locale gestito al meglio. Grazie alle funzionalità di servizi e app dedicate, non sarà più necessario prendere nota dei tavoli riservati manualmente. Ridurre il margine di errore, però, non è l’unico beneficio.
Servizi di prenotazione online: i vantaggi per i ristoratori
Per facilitare la prenotazione di un tavolo sono nate moltissime piattaforme e app che permettono di cercare, prenotare e recensire i ristoranti, oltre che di usufruire di interessanti scontistiche volte a fidelizzare i clienti e attirarne di nuovi. Ma perché un ristoratore dovrebbe ricorrere a uno di questi servizi di prenotazione online?
Strumento per promuovere un ristorante
Avvalersi di un sistema di prenotazione online aiuta a ottenere maggior visibilità e attrarre nuovi clienti. Il tuo ristorante può essere facilmente indicizzato sui motori di ricerca, come Google, grazie all’uso di parole chiave e immagini, rendendolo maggiormente visibile e accessibile a un ampio numero di potenziali nuovi clienti. Inoltre alcuni di questi servizi operano su larga scala grazie a un network di siti partner, estendendo ulteriormente il tuo raggio espositivo.
Tra le altre cose, inserire maggiori informazioni sul tuo locale può essere una mossa vincente: indirizzo, mappa, recensioni, foto della location e dei piatti sono requisiti necessari per promuovere la qualità della tua attività, sfruttando i punti di forza e spingendo il cliente a una scelta consapevole. Ai fini di garantire visibilità al tuo locale, anche la possibilità di essere trovati con una rapida ricerca grazie a criteri specifici e filtri che mostrano un’ampia scelta di esperienze gastronomiche. Sulla base della categorizzazione del tuo ristorante, questa modalità può favorirne la selezione.
Raccogliere prenotazioni ovunque e in qualsiasi momento
Non perdere l'opportunità di raccogliere prenotazioni in qualsiasi momento. L’online permette accessibilità da qualunque dispositivo, con pochi click il cliente può prenotare il ristorante, ovunque sia. Semplice e veloce. Un elevato numero di coperti dipende anche dalla comodità nell’effettuare le prenotazioni. Secondo il report Osservatorio Ristorazione i consumatori prenotano i ristoranti negli orari più impensabili: ben 6.468 prenotazioni, infatti, sono state inserite tra la mezzanotte e le 6 di mattina.
Prenotazioni sempre in ordine e addio alle prenotazioni fantasma
Tra gli incubi ricorrenti del ristoratore, e tra i disguidi più ricorrenti, c’è il dimenticare di appuntare correttamente una prenotazione al ristorante. Può capitare più spesso di quanto ci si immagini: scritte in modo incomprensibile, appuntate su un foglietto che poi sparisce, o semplicemente prese mentalmente mentre si fa altro e poi dimenticate.
Raccogliendole e organizzandole attraverso un servizio online o un’app per la gestione delle prenotazioni al ristorante ogni dubbio è tolta: il cliente si registra con i propri dati, il ristoratore verifica la loro correttezza, la prenotazione è confermata e registrata sul sistema di cassa, permettendo un’accoglienza impeccabile e l’eliminazione di qualsiasi disguido.
Come gestire le prenotazioni di un ristorante
Visto quanto detto sopra, è evidente quanto un sistema di prenotazione del ristorante interamente digitalizzato semplifichi la vita del ristoratore e gli permetta di concentrarsi su altri aspetti del suo business. Ma in che modo questa attività dovrebbe essere svolta?
In questa parte del post abbiamo aggiunto alcuni utili spunti:
Utilizza l’app per la gestione delle prenotazioni collegata al sistema di cassa
Partiamo dall’ingrediente fondamentale, il sistema di gestione della prenotazione. Per risparmiare tempo ed essere certi che la prenotazione sia registrata correttamente, il suggerimento è quello di scegliere un’app per la gestione della prenotazione collegata al sistema di cassa del ristorante.
Se il software del registratore di cassa è cloud, come nel caso di Tilby, la prenotazione sarà registrata su qualsiasi dispositivo utilizzato in tempo reale, e sarà accessibile ovunque per una verifica immediata dello stato. Grazie alla mappa dei tavoli, poi, sarà possibile associarla immediatamente al coperto corretto.
Verifica sempre le prenotazioni
Così come per quelle telefoniche, anche per le prenotazioni online è possibile che l’utente sbagli nell’indicare il proprio recapito. Una chiamata per confermare l’avvenuta prenotazione fugherà qualsiasi dubbio ed eviterà di riservare un tavolo inutilmente.
Imposta degli alert che ricordino la prenotazione al cliente
Un altro servizio molto apprezzato dai clienti è quello di reminder, ovvero l'invio di un’email o un messaggio SMS o WhatsApp che ricorda la prenotazione effettuata, l’orario, i dati del ristorante e un link per disdirla in caso di ripensamento. Questa accortezza riduce di molto il fenomeno del no-show, che descriveremo nel prossimo paragrafo.
Promuovi il tuo servizio di prenotazione
Un po’ per abitudine ma anche perché semplicemente si ignora della sua esistenza, potrebbe capitare che il cliente continui a utilizzare la prenotazione telefonica (che rimarrà comunque attiva).
Perché quindi non dare il massimo della visibilità alla possibilità di prenotare online, educando così il cliente a utilizzarla e semplificando per entrambe le parti questa operazione e incrementando.
Sfrutta i dati per fidelizzare la clientela
Grazie alla gestione delle prenotazioni del ristorante effettuata online, avrai a disposizione anche una serie di dati come il numero di telefono e l'indirizzo email. Se il cliente te lo consentirà in modo esplicito, potrai sfruttare questi dati per avviare delle azioni di fidelizzazione che mirano a far tornare quel cliente nel tuo ristorante, chiedergli una recensione, inviargli dei codici sconto e così via.
Contro i No-Show, le strategie
Quello del No-Show è un comportamento in netta crescita negli ultimi anni. Nell’ambito della ristorazione, consiste nel non presentarsi al locale pur avendo effettuato una prenotazione. Attenzione a non confonderlo con la cancellazione: in questo caso il cliente dimostra un comportamento corretto e permette al ristorante di offrire il servizio ad altri, evitando dispendio di energie, perdite di tempo e limitazioni del numero dei coperti - riservati a persone che non arriveranno mai.
Che si parli di sbadataggine, superficialità, timidezza o maleducazione, ciò che rende possibile tale attitudine è spesso la possibilità di prenotazioni senza pagamento anticipato.
Tuttavia, alcune piattaforme e servizi di prenotazione hanno pensato ad una soluzione per arginare il problema. Per ovviare alle dimenticanze, per esempio, il sistema invia e-mail e notifiche in modo da ricordare ai clienti l’impegno preso al ristorante, ma anche la possibilità di cancellare la prenotazione in poche semplici mosse nel caso non si fosse più disponibili a presentarsi all’appuntamento. Oltre a queste accortezze base, il ristoratore può ricorrere all’utilizzo degli indicatori di affidabilità. Si tratta di una sorta di valutazione attribuita dai ristoratori ai clienti in merito al loro rispetto degli impegni, con annessa possibilità di lasciare un commento, così da avere traccia sul proprio gestionale dell’attitudine degli utenti e predisporre precauzioni per il futuro.
Infine, la soluzione più affidabile è probabilmente rappresentata dalla pre-autorizzazione su carta di credito. Questo metodo è ancora poco diffuso in Italia, ma sta prendendo piede all’estero soprattutto nei ristoranti di fascia alta.
Spinge i clienti a essere più attenti a onorare le prenotazioni: se il cliente diserta la prenotazione, viene trattenuta una somma.
Ricevi le prenotazioni su Tilby
Per quanto riguarda il sistema di gestione delle prenotazioni del ristorante, esistono funzionalità in grado di aumentare l'efficienza.
Grazie alle integrazioni previste da Tilby e ai widget dedicati puoi avere sotto controllo tutte le prenotazioni, sia che esse vengano effettuate per telefono, email, sito, app e servizi di terze parti o di persona. Da oggi anche le prenotazioni che arrivano tramite TheFork, come spieghiamo in modo dettagliato in questo post. Il tuo staff avrà quindi accesso all’intera agenda, per poter controllare tutte le prenotazioni quando necessario e programmare più facilmente il servizio.
In conclusione
Ricapitolando, grazie al punto cassa per ristorante Tilby, potrai:
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Controllare tutte le tue prenotazioni in tempo reale
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Ricevere una notifica per ogni nuova prenotazione
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Creare un account utente per ogni membro del tuo staff
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Tenere traccia di tutte le modifiche
Controllare tutte le tue prenotazioni in tempo reale
Ricevere una notifica per ogni nuova prenotazione
Creare un account utente per ogni membro del tuo staff
Tenere traccia di tutte le modifiche
Scopri in profondità come funziona il punto cassa Tilby
