Su quali criteri si basano le scelte economiche e di business per un’attività ristorativa che vuole raggiungere il successo?

Si tratta di istinto? Di buon senso? Di esperienza pregressa? Oppure è giusto farsi guidare dai dati, iniziando ad analizzare a fondo i KPI del proprio ristorante?

Se ti ritrovi (anche) nell’ultima affermazione, probabilmente hai già abbracciato un approccio data driven, ovvero in cui le decisioni sono “guidate dai dati”.

Se invece non hai mani sentito parlare di KPI…non è mai troppo tardi!

In questo post scoprirai proprio che cosa significa questo acronimo, quanti e quali dati ti servono per calcolare i principali KPI della ristorazione, e soprattutto quali strumenti hai a disposizione per farlo in modo più rapido, più efficace e per sfruttare al meglio queste preziose indicazioni.

I contenuti di questo post sono ispirati agli articoli del blog di RISTORATORETOP, tra le più autorevoli società italiane nel campo del marketing per la ristorazione e dal blog di Plateform, la piattaforma di gestione delle prenotazioni e di marketing dedicata alla ristorazione, con cui Tilby è integrato.

 

INDICE 1. Cosa sono i KPI di un ristorante e perché analizzarli 2. Quanti dati sono necessari nella ristorazione 3. I più importanti KPI nel settore della ristorazione 3.1 Tasso di occupazione media dei tavoli 3.2 Food cost 3.3 Margine di contribuzione 3.4 Spesa media per cliente 3.5 Tasso di turnover dei tavoli 4. Analizza, decidi, cresci: come usare i KPI del tuo ristorante

 

Cosa sono i KPI di un ristorante e perché analizzarli?

Prendere decisioni senza dati è un po’ come cercare di raggiungere una città che non conosci, senza GPS o mappe. Puoi chiedere informazioni lungo la strada, oppure osservare gli altri e imitarli, sperando vadano nella tua stessa direzione.

Ma è un metodo efficace? È efficiente? Probabilmente no.

Lo stesso vale nella ristorazione. Il buon senso è fondamentale, l’esperienza aiuta, ma senza raccogliere i dati, analizzarli e decidere di conseguenza “sei solo un’altra persona con un’opinione”, come affermava il guru dell’organizzazione aziendale W.E. Deming.

Per questo è essenziale iniziare a raccogliere in modo sistematico i dati, e soprattutto analizzarli alla luce dei principali KPI per la ristorazione.

Con l’acronimo KPI indichiamo i key performance indicators, ovvero gli indicatori di prestazione del locale. Proprio come in un’auto, i KPI sono la plancia di controllo del tuo ristorante.

Finché tutti gli indicatori sono sotto controllo, la rotta è quella giusta. Ma quando si accende una spia perché i numeri non tornano, è meglio fare qualcosa prima di doversi fermare col motore in panne.

Quanti dati sono necessari nella ristorazione?

A questa domanda non è possibile dare una risposta oggettiva.

Dipende dalla tua dimensione, dal mercato con cui ti confronti, e soprattutto dagli obiettivi che desideri raggiungere.

Di certo una risposta è sempre sbagliata: raccogliere troppi dati. Perché significherebbe arrivare ad analisi dispersive, che porterebbero a decisioni lente e poco solide.

Per un quadro generale dell’andamento di un'attività possiamo suddividere in due le categorie di dati per la ristorazione:

macro dati, che riguardano il settore nel suo insieme. Sono elaborati e raccolti in report come quelli realizzati periodicamente da Ristoratore TOP. Ti serviranno per contestualizzare correttamente il “mondo” che ti circonda.

micro dati, quelli che parlano della tua realtà. I numeri del venduto, della marginalità, il food cost e gli ingressi, lo scontrino medio, sono tutti esempi di micro-dati. Solo tu puoi raccoglierli - con i giusti strumenti - e sfruttarli a tuo vantaggio. Vediamo più in dettaglio quali sono i KPI più rilevanti per un ristorante.

I più importanti KPI nel settore della ristorazione

Come probabilmente già sai o immagini, esistono parecchi indicatori chiave per misurare e determinare il successo di un ristorante. Ne abbiamo selezionati cinque tra i più rilevanti, grazie ai quali avere subito un colpo d'occhio sull’andamento di un'attività ristorativa.

Tasso di occupazione media dei tavoli

L'occupazione media misura la capacità del ristorante di attrarre clienti, sia attraverso la raccolta di prenotazioni che in generale nel riempire di clienti i tavoli.

In termini matematici, si tratta della percentuale di posti a sedere utilizzati sul totale dei disponibili in un dato periodo di tempo. Per calcolarlo, è necessario stabilire il numero di posti occupati durante un periodo specifico (ad esempio, una settimana) rispetto al totale del ristorante.

Ad esempio: Se il tuo locale ha 100 posti a sedere e ogni giorno durante la settimana 80 posti sono occupati, l'occupazione media sarà dell’80%.

La percentuale andrà calcolata in base alla media di occupazione nei singoli giorni, sommati, e divisi infine per la somma dei posti disponibili nello stesso arco temporale.

Food cost

Il costo del cibo venduto rappresenta la percentuale di ricavi del ristorante che viene spesa per l'acquisto degli ingredienti alimentari. Per calcolarlo, è necessario tenere traccia dei costi degli ingredienti utilizzati per un piatto e dividere tale importo per il prezzo di vendita dello stesso piatto.

Ad esempio, se il costo sostenuto per gli ingredienti di un piatto è 2 euro, e lo stesso piatto viene venduto a 10 euro, il food cost del piatto sarà del 20%.

Come descritto meglio in questo post, il calcolo è valido per il solo food cost preventivo. L’indagine andrà poi estesa al food cost consuntivo (che misura i consumi registrati in un arco temporale definito), e soprattutto il “full cost”, che ai costi del piatto aggiunge anche in percentuale quelli necessari per il funzionamento dell’azienda, come gli affitti, gli stipendi dei dipendenti, le utenze e così via.

Margine di contribuzione

Il margine di contribuzione è direttamente legato al food cost, e rappresenta in qualche misura la capacità di un piatto di essere redditizio.

È infatti il rapporto tra quanto abbiamo ricavato dalla vendita dei piatti e quanto quel piatto è costato, in termini di materie prime e di manodopera.

Ad esempio, se il prezzo di vendita di un piatto è 10 euro, e il costo della sua produzione è di 3 euro, il margine di contribuzione sarà del 70%.

Grazie al margine di contribuzione puoi quindi valutare l'efficienza operativa del ristorante e identificare il margine di profitto necessario a coprire i costi fissi e generare un utile.

Spesa media per cliente

Mentre per le attività commerciali si parla spesso di “scontrino medio”, nelle attività ristorative la metrica analoga è la spesa media per cliente.

Questa rappresenta l'importo medio che un cliente spende durante una visita al ristorante. Si calcola dividendo il totale delle entrate durante un periodo specifico per il numero totale di clienti serviti nello stesso periodo.

Se il ristorante ha generato un totale di 10.000 euro di entrate servendo 500 clienti nel mese, la spesa media per cliente equivarrà a 20 euro.

Incrementare la spesa media per cliente, soprattutto quando il numero di coperti a disposizione non è elevato e non è possibile aumentarlo, ad esempio installando un dehors, è un obiettivo fondamentale per aumentare la redditività dell’attività.

Tasso di turnover dei tavoli

Abbiamo già accennato al turnover dei tavoli, o tasso di turnazione dei tavoli. Si tratta di un altro utile KPI nella gestione di un ristorante, che indica il tasso con cui i clienti ruotano nell’utilizzo di uno stesso tavolo nell’arco di un turno di servizio.

Per calcolarlo basta dividere il numero di persone servite durante un turno per il numero di coperti disponibili nell’arco di un turno.

Ad esempio, se il ristorante ha 100 coperti e in un turno di servizio vengono servite 300 persone, il tasso di turnover sarà di 3.

Velocizzare le fasi del servizio non legate alla consumazione, come la raccolta dell’ordine e il pagamento del conto, è una delle strategie più efficaci per aumentare questo tasso e di conseguenza il guadagno a parità di coperti disponibili nel ristorante.

Analizza, decidi, cresci. Col software di cassa per ristoranti Tilby e Plateform hai sempre sotto controllo i KPI del tuo ristorante.

Rimane un ultimo punto: come realizzare concretamente ciò che abbiamo appena spiegato?

In che modo puoi capire quali piatti vendi di più nel tuo locale e quelli su cui hai più margine? Quali sono i giorni e gli orari più proficui per la tua attività, o chi sono i membri più bravi del tuo staff per incentivarli e premiarli?

Il sistema di cassa per ristorante Tilby integra un’avanzata piattaforma di Data Analytics per raccogliere dal tuo registratore di cassa cloud tutti i dati necessari a prendere decisioni vincenti. Puoi consultarli ovunque tu sia, su qualsiasi device.

Numeri che potrai sfruttare al meglio grazie all’integrazione di Tilby con Plateform, la piattaforma di marketing per la ristorazione con la quale trasformare i dati raccolti in campagne promozionali per il tuo ristorante, e gestire efficacemente i tuoi canali di vendita.