Vuoi rinnovare la tua attività commerciale o stai aprendo un nuovo locale? In questa fase la scelta del registratore di cassa è un elemento importante.

Potresti pensare che il registratore di cassa serva soltanto a emettere scontrini e trasmettere i corrispettivi all’Agenzia delle Entrate. In realtà, scegliendo il giusto strumento, questo può trasformarsi in un alleato nella gestione della tua attività e nell'aumento del fatturato.

I registratori di cassa evoluti, o sistemi di cassa, sono infatti in grado non solo di emettere scontrini e fatture con estrema rapidità, ma anche di gestire il magazzino e le scorte, analizzare i dati di vendita, creare le schede clienti e gestire programmi fedeltà, e molto altro. 

Per i ristoratori, oltre a queste funzioni un registratore di cassa può trasformarsi in un vero e proprio gestionale per la ristorazione dove, oltre all’emissione di scontrini e fatture elettroniche, è possibile gestire la sala, raccogliere le comande e le prenotazioni e così via.

Il tutto su un unico software.

È fondamentale quindi scegliere il registratore di cassa per la propria attività sulla base delle funzionalità più utili per la tua attività.

Ecco alcuni consigli per scegliere il registratore di cassa che fa per te.

INDICE Controlla se il tuo esercizio necessita dello scontrino fiscale Calcola lo spazio per posizionare la cassa in negozio Pensa a quanti dati dovrai tenere sotto controllo Non trascurare l'importanza del servizio di assistenza Verifica la compatibilità con i tuoi dispositivi e applicativi Scopri quanto è facile utilizzare la cassa e come formare il personale Analizza i costi e i relativi benefici In conclusione

 

1. Controlla se il tuo esercizio necessita dello scontrino fiscale

La prima valutazione da fare è controllare se il tuo esercizio commerciale necessita di uno scontrino fiscale. Alcuni esercizi, come tabaccherie o giornalai, non hanno l’obbligo di rilasciare lo scontrino fiscale, anche se traggono ugualmente giovamento dall'usare un sistema di cassa. Puoi trovare maggiori informazioni in questa circolare dell’Agenzia delle Entrate.

Tutte le altre attività, inclusi bar, ristoranti e in generale tutti i negozi hanno invece l’obbligo di rilascio dello scontrino fiscale o della ricevuta fiscale. Questo solitamente avviene tramite un registratore telematico, ossia un dispositivo connesso a Internet che trasmette le transazioni avvenute nell’arco della giornata ai server dell’Agenzia delle Entrate e fornisce uno scontrino al cliente, utile ad esempio ai fini dell’esercizio della garanzia o del cambio merce.

Quest’ultimo può essere erogato, oltre che nella classica forma cartacea, anche con lo scontrino digitale in formato PDF, una scelta più ecologica dato il risparmio di carta e di inchiostro.

Se la tua attività ha l'obbligo di rilasciare lo scontrino fiscale può quindi avere senso scegliere un software di cassa capace sia di adempiere alle normative fiscali ed emettere gli scontrini per i tuoi clienti, sia di svolgere le altre operazioni di fidelizzazione dei clienti, gestione del magazzino e raccolta dei dati per l’analisi delle performance.

2. Calcola lo spazio per posizionare la cassa in negozio

Hai una piccola attività con poco spazio, oppure un grande punto vendita da presidiare costantemente: decidere dove posizionare la cassa nel tuo negozio potrebbe non essere semplice con il classico registratore di cassa, dato che si tratta di un oggetto ingombrante e difficile da spostare.

Anche in questo caso la scelta migliore è sostituire il registratore di cassa con un sistema di cassa di ridotte dimensioni che consente di operare in mobilità.

Scopri come TuttoCapsule ha gestito i registratori di cassa nei propri punti vendita 

Verifica che il software che hai scelto possa essere installato su dispositivi portatili come tablet, computer o smartphone. Potrai così risparmiare spazio e gestire le vendite in qualunque punto della tua attività, seguendo il cliente passo a passo nella scelta del prodotto ed eliminando i tempi di attesa alla cassa.

Scegliendo una soluzione cloud potrai aggiungere ulteriori dispositivi o sostituirli se necessario, mantenendo però pieno controllo su tutte le attività, che verranno sincronizzate in tempo reale.

3. Pensa a quanti dati dovrai tenere sotto controllo

Vendite, resi, sconti, magazzino. Se i dati che devi controllare sono tanti, può essere complesso gestirli su fogli di carta o file di Excel.  In questo caso possono venirti in aiuto i punti cassa di nuova generazione che, rispetto ai registratori di cassa, includono funzionalità dette di Analytics che forniscono a ristoratori e commercianti statistiche giornaliere sull’andamento delle vendite, dei prodotti e delle merci restanti in magazzino.

Oltre ai dati strettamente operativi ci sono anche i così detti KPI, acronimo di Key Performance Indicators, ovvero gli indicatori chiave da monitorare per verificare l’andamento dell’attività.

Se il sistema di cassa è dotato di funzionalità di Analytics potrai scoprire in qualsiasi momento della giornata se devi fare un nuovo rifornimento del magazzino, in quali giorni della settimana vendi di più, quali sono i prodotti su cui hai un margine più alto o quali sono i dipendenti che lavorano meglio.

4. Non trascurare l'importanza del servizio di assistenza

La tua attività ristorativa o il tuo esercizio commerciale è aperto al di fuori degli orari di ufficio? In tal caso assicurati che il fornitore da cui hai acquistato il registratore di cassa sia disponibile a risolvere dubbi o problemi in tutti i momenti in cui ti può servire: dalla sera fino alle aperture straordinarie nei giorni festivi.

La scelta migliore è affidarti a un fornitore di sistemi di cassa che mettono a disposizione un servizio clienti attivo con assistenza telefonica o tramite WhatsApp, 24 ore al giorno e 7 giorni la settimana.

5. Verifica la compatibilità con i tuoi dispositivi e applicativi

Se possiedi già una stampante fiscale, un POS, una bilancia, un computer o qualunque altro strumento per gestire la tua attività, un software di cassa smart risulta più vantaggioso di acquistare un registratore di cassa classico.

Per rinnovare il tuo punto cassa non dovrai infatti comprare nuovi dispositivi compatibili, ma semplicemente scegliere un sistema di cassa smart compatibile con i tuoi hardware.

Lo stesso discorso per l’integrazione con altri software utilizzati nella tua attività. Potresti infatti avere l’esigenza di far comunicare il tuo registratore di cassa con applicativi utilizzati per la gestione delle consegne a domicilio, o per le attività di marketing, o ancora di software gestionali.

Un software di cassa già predisposto a farlo ridurrebbe i tempi e i costi di quest’attività. Ancora di più se dotati di Open API, che ti permettono di creare dei connettori ad hoc nel caso in cui non ci fosse una diretta compatibilità con i software o hardware che già utilizzi.

6. Capisci quanto è facile utilizzare la cassa e come formare il personale

La semplicità di utilizzo è una componente fondamentale nella scelta di qualsiasi dispositivo tecnologico, e i registratori di cassa non fanno eccezione.

I più evoluti hanno più funzioni, e questo potrebbe renderli più complessi da imparare. Non è così per i gestionali di cassa con un’interfaccia simile alle applicazioni che siamo già abituati a utilizzare, come i social network e le app per la posta elettronica.

Questo semplificherà anche la formazione del personale, che non dovrà imparare da zero un nuovo strumento ma si sentirà subito a proprio agio nell’uso di un’interfaccia a cui sono già abituati.

7. Calcola quanto costa un registratore di cassa e i relativi benefici

Comprare un registratore di cassa significa solitamente effettuare una spesa una tantum, che include il solo dispositivo fisico. Questo apparente vantaggio economico comporta però la rinuncia a numerose funzionalità che possono rivelarsi utili nella gestione di un’attività ristorativa o commerciale, a meno di scegliere modelli di registratori di cassa più complessi e cari.

Gli aggiornamenti dei firmware (ovvero dei programmi che ne permettono il funzionamento) nei registratori di cassa sono molto meno frequenti, e raramente includono l’aggiunta di ulteriori funzionalità.

Lo stesso discorso per le componenti hardware, che nel lungo periodo diventano obsolete e non possono essere sostituite se non cambiando l’intera macchina.

I sistemi di cassa più evoluti richiedono il pagamento di un canone mensile, ma includono frequenti aggiornamenti del software, una costante assistenza sul prodotto, la possibilità di integrare altri software che possono rivelarsi utili mentre l’attività cresce, oltre a tutte le caratteristiche già elencate.

In conclusione: qual è il miglior registratore di cassa per la tua attività?

In questo post abbiamo elencato gli elementi da considerare nella scelta di un registratore di cassa, per rivelarsi utile nella gestione delle attività di ristorazione e commercio.

I sistemi di cassa più evoluti devono garantirti:

1. la conformità alle normative fiscali per l’emissione di scontrini
2. il contenimento delle dimensioni e facilità di posizionamento nel punto vendita
3. la capacità analizzare dati utili per la crescita dell’attività
4. l’assistenza costante offerta in caso di malfunzionamenti
5. la compatibilità con hardware e software già usati
6. la semplicità di utilizzo e di formazione del personale

Tilby è il sistema di cassa cloud che include tutte queste caratteristiche e molte altre. Puoi scoprire il suo funzionamento richiedendo una demo gratuita, o ottenere un preventivo gratuito basato sulle tue esigenze.