Durante la pausa pranzo il 53% dei lavoratori italiani sceglie ristoranti, bar e locali per mangiare in compagnia di colleghi e clienti, oppure da soli. Questo è il momento in cui molti dipendenti decidono di utilizzare uno benefit molto diffuso e apprezzato, ovvero il buono pasto.

I buoni pasto sono un mezzo di pagamento dal valore predeterminato, che vengono corrisposti al dipendente da parte del datore di lavoro in sostituzione al servizio di mensa. Questi voucher possono essere cartacei oppure elettronici, il loro valore è variabile e possono essere utilizzati per acquistare prodotti alimentari e pasti pronti.

Sono circa tre milioni gli italiani che utilizzano i buoni pasto e il numero è destinato a crescere. Non è quindi difficile capire che, per ristoranti e bar, accettare questo metodo di pagamento è un’opportunità per far crescere il volume dei propri affari, veder aumentare i margini, attrarre e fidelizzare nuovi clienti.

Come funzionano i buoni pasto per l’esercente

Come dicevamo, i buoni pasto sono ampiamente diffusi in Italia e questo anche grazie al fatto che migliaia di esercenti decidono ogni giorno di accettarli come metodo di pagamento presso i propri esercizi commerciali. Chi decide di accettare questa tipologia di pagamento deve sottoscrivere un accordo con le singole società emettitrici di buoni pasto per poter entrare a far parte della loro rete di locali convenzionati.

Per capire ancora meglio come funzionano questi voucher è bene conoscere anche le due principali tipologie disponibili:

• buoni pasto cartacei, si presentano sotto forma di blocchetto e riportano il valore, la data di scadenza e la firma del beneficiario. L’esercente che riceve un pagamento con buono pasto cartaceo deve emettere uno scontrino e il pagamento effettivo avverrà solo dopo aver presentato la fattura alla società emettitrice.
• buoni pasto elettronici, vengono caricati su una card, simile ad una vera e propria carta di credito o debito. Il ristoratore che accetta un pagamento con buoni pasto elettronici deve, nella maggior parte dei casi, dotarsi di un POS aggiuntivo e, come per i ticket cartacei, l’accredito effettivo avviene solo dopo l’emissione di fattura.

A questo punto ci è chiaro che la scelta di accettare o meno i buoni pasto spetta al titolare di un locale presso il quale vengono venduti o somministrati alimenti, e che quest’ultimo deve tenere conto non solo dei benefici, ma anche dei processi che ne derivano.

Integrazioni dei buoni pasto con il tuo sistema di cassa

I buoni pasto emessi dalle società autorizzate contengono in genere un codice identificativo univoco. Al momento del pagamento, gli esercenti devono quindi inserire manualmente questo codice nel loro sistema di cassa, in modo da poterlo riscuotere successivamente presso la società emittente. Tuttavia, grazie ai più moderni sistemi di cassa è possibile accettare i buoni pasto in modo più semplice e veloce, evitando errori di digitazione e semplificando il processo di pagamento.

I sistemi di cassa cloud e smart offrono integrazioni specifiche che permettono di accettare e gestire i pagamenti con buoni pasto, separando automaticamente sullo scontrino il totale pagato con voucher e quello coperto con altri metodi di pagamento, il tutto nel rispetto della normativa fiscale. 

Un perfetto esempio è l’integrazione tra Tilby e Coverflex, che permette una gestione rapida e corretta del pagamento e non richiede un POS aggiuntivo.

A quanto ammontano le commissioni dei buoni pasto?

In Italia le commissioni legate all'accettazione dei buoni pasto variano a seconda della società emettitrice e dell'importo del buono stesso. In media possono aggirarsi intorno al 10% o addirittura 20% del valore nominale del buono. In ogni caso, le commissioni sono sostenute dagli esercenti, che sono costretti a pagare un importo variabile per ogni buono pasto accettato.

Sul mercato sono però disponibili nuove soluzioni, più sostenibili e vantaggiose per gli esercenti. I buoni pasto Coverflex, già integrati nell’app di cassa Tilby, prevedono 0% di commissioni per bar, ristoranti e supermercati che entrano a far parte della rete di partner. Inoltre, l’accredito della somma è quasi immediato, generalmente il giorno successivo alla transazione.

Il pagamento con i buoni Coverflex avviene attraverso una carta di debito Mastercard. Per accettarli è sufficiente un POS per pagamenti elettronici, come il POS Tilby. Sulla Coverflex card può inoltre essere caricato un ulteriore credito personale, che consente di integrare ai buoni pasto la somma mancante senza usare altri metodi di pagamento.

Come avviene la fatturazione dei buoni pasto?

Per quanto riguarda la fatturazione dei buoni pasto, gli esercenti devono emettere regolare fattura nei confronti della società emettitrice. Questo implica un conteggio mensile di tutti i buoni pasto incassati e la conseguente emissione di fattura. La difficoltà principale che gli esercenti incontrano in questo processo è la necessità di tenere traccia di tutti i buoni pasto accettati e di garantire che ogni buono sia registrato correttamente sulla fattura. Bisogna quindi assicurarsi di avere una solida gestione contabile per evitare errori nei conteggi e nelle dichiarazioni fiscali.

Come accennato nel paragrafo precedente, esistono delle nuove soluzioni che semplificano l’intero processo di accettazione e fatturazione dei buoni pasto. Coverflex, oltre ad azzerare le commissioni sui buoni pasto e non necessitare l’adozione di un POS aggiuntivo, gestisce autonomamente la fatturazione dei buoni pasto (con fattura differita conto terzi mensile), alleviando il carico di lavoro contabile dei singoli ristoratori.

Quali sono i vantaggi per chi accetta i buoni pasto?

I paragrafi precedenti dovrebbero aver chiarito tutti i dubbi sui buoni pasto ed il loro funzionamento. A questo punto riassumiamo quali sono i vantaggi per ristoranti, bar e locali che accettano i buoni pasto:

• Attrazione di una nuova clientela interessata a spendere i propri buoni pasto in locali convenzionati;
• Maggiore visibilità tramite i canali delle società emettitrici che promuovono le attività presso le quali i loro buoni possono essere spesi;
• Fidelizzazione del cliente che può usufruire di un servizio aggiuntivo;

Quali sono i buoni pasto più convenienti per l’esercente?

Esistono vari tipi di buoni pasto, emessi da diverse società, ma come abbiamo visto non tutti offrono le stesse condizioni.

I buoni pasto Coverflex integrati nel sistema di cassa Tilby sono la soluzione più sostenibile e vantaggiosa per ristoranti, bar e supermercati che desiderano offrire un nuovo servizio ai propri clienti, aumentando i propri margini e diminuendo le operazioni di cassa e quelle contabili.

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