ristorazione
Gestione del magazzino in un ristorante: come organizzare le scorte e ridurre gli sprechi
Team Tilby
La riduzione degli sprechi alimentari è uno degli obiettivi dell’Agenda 2030 per lo sviluppo sostenibile dell’ONU, ed è anche un tema molto sentito nel mondo della ristorazione.
Una cattiva gestione del magazzino di un ristorante può infatti portare sia a dover buttare via materie prime non più utilizzabili, con conseguente perdita economica, sia a finire i prodotti prima del previsto, rendendo impossibile vendere il piatto e perdendo il suo potenziale ricavo (oltre al danno supplementare di rendere un cliente insoddisfatto).
Ecco perché monitorare e organizzare il magazzino è essenziale per il buon funzionamento di un’attività ristorativa, e perché è fondamentale conoscere meglio questo tema nel migliorare l'efficienza operativa nella propria attività.
Gestire il magazzino di un ristorante: i numeri che…contano
La gestione dell’inventario del ristorante è il processo di tracciatura dei movimenti - in ingresso e in uscita - di ogni ingrediente o qualsiasi altro prodotto utilizzato in cucina.
Come detto, una gestione non efficace delle scorte può portare a sprechi o, al contrario, alla penuria di ingredienti nei momenti chiave. In ogni caso, si tratta di perdite economiche potenzialmente importanti.
Cerchiamo di capire meglio il tema stabilendo quali sono gli indicatori chiave (KPI) da tenere d’occhio.
Variazione di inventario
È la differenza tra l'inventario effettivo e quello teorico, che può essere espressa in termini monetari o in percentuale. Ad esempio, se le scorte sono diminuite di 100 €, ma sono stati venduti solo 90 € di prodotto, la variazione è di -10 € di scorte non contabilizzate.
Costo del venduto (COGS - Cost of Goods Sold)
Rappresenta il costo degli ingredienti utilizzati per preparare i piatti del menu. Questo valore evidenzia quanto si spende per il cibo e include anche gli sprechi alimentari.
Turnover inventario
Indica il rapporto tra il costo del venduto (COGS) e quello dell’inventario. Più alto è il valore più la gestione dell’inventario è ottimale. Al contrario, se è troppo basso può segnalare un eccesso di prodotto stoccato.
Deplezione
È la quantità di inventario utilizzata in un certo periodo di tempo (in valore economico o in quantità fisica). Può essere calcolata utilizzando i dati di vendita provenienti dal punto cassa.
Food Cost
In sintesi, è la percentuale del fatturato utilizzata per l'acquisto delle materie prime, espressa anche come rapporto tra COGS e totale del venduto. Un valore ottimale del food cost non dovrebbe superare il 30%.
Strategie per un’efficace gestione del magazzino del ristorante
Chiarito meglio il contesto, vediamo in dettaglio le misure più efficaci nella gestione del magazzino di un ristorante.
Monitorare costantemente le scorte
La base è un controllo regolare e attento. È vero che farlo richiede tempo e personale dedicato, ma è un investimento che si ripaga da sé, evitando il costo degli sprechi e i mancati ricavi da vendite non effettuate. Inoltre, acquisirai uno storico utile a programmare gli approvvigionamenti futuri.
La tecnologia può darti una mano in questo compito. Un sistema di cassa con gestione del magazzino, soprattutto se in cloud, ti dà un aggiornamento in tempo reale di ciò che è disponibile e ciò che è stato usato, per non rimanere mai senza un ingrediente o, al contrario, sprecarne uno in scadenza.
Adottare il metodo FEFO (First Expired, First Out)
Altra best practice, forse banale ma mai scontata, è l’utilizzo degli ingredienti più vecchi prima di quelli nuovi. Ad esempio, se acquisti latticini ogni settimana, quelli con la data di scadenza vicina devono essere sempre posizionati per primi nel frigo, e così via per scadenze più lunghe.
Questo ridurrà il rischio di spreco alimentare, e di conseguenza di perdita economica.
Misurare e tenere traccia delle "dispersioni"
Tra le fonti di inefficienza nella gestione del magazzino del ristorante c’è anche il mancato tracciamento di:
- prodotti danneggiati
- prodotti rubati
- prodotti registrati in modo non corretto
- prodotti non idonei alla vendita
Registrare queste occorrenze, ma soprattutto ridurle, è essenziale per mantenere allineati i conti del magazzino...e quelli dell’attività.
Adottare la distinta base
Quanti ingredienti capita di “sovrautilizzare”, abbondando del loro uso nella preparazione di una pietanza? Forse un piccolo spreco, ma se ripetuto nel tempo può portare a grandi perdite, soprattutto su piatti con food cost alto.
La risposta a questa inefficienza è la distinta base, ovvero la preparazione di una ricetta secondo quantità predefinite e rigorosamente pesate, così da sapere sempre quanti ingredienti sono stati usati e poter facilmente calcolare il food cost.
Questa è una pratica importantissima anche nel porzionamento delle bevande, come vini e superalcolici.
Analizzare i consumi e prevedere la domanda
Le esperienze del passato permettono di evitare gli errori del futuro. Osserva i dati dei periodi precedenti: ci sono stati dei picchi di richiesta o, al contrario, dei cali?
Avendo un quadro chiaro potrai pianificare gli acquisti di materie prime, evitando stoccaggi eccessivi o, al contrario, scarsità di materia prima che ti impedisce di vendere i tuoi piatti più redditizi.
Sensibilizzare e formare il personale
Lo staff è la spina dorsale su cui si basa l’attività ristorativa, e la gestione del magazzino non fa eccezione.
I membri del team dovranno essere istruiti su come trattare ogni situazione relativa alle scorte, inclusa anche il proporre ai clienti piatti che contengono ingredienti con scadenza più ravvicinata, o di cui c’è un eccesso di scorta.
La formula vincente per la gestione del magazzino di un ristorante
Magazzino integrato + Sistema di cassa cloud = Riduzione degli sprechi.
Adottando un sistema di cassa che integri anche le funzioni di monitoraggio del magazzino è possibile ottenere una riduzione degli sprechi, dei tempi e degli errori di gestione.
📦 Tilby, il sistema di cassa cloud di Zucchetti, ti aiuta nella gestione di ogni aspetto della tua attività ristorativa. Inclusa, naturalmente, quella del magazzino e delle scorte.
🌽 Grazie alla funzione distinta base, puoi anche definire con precisione le quantità utilizzate per la preparazione dei piatti, scalandole dall’inventario quando un prodotto è venduto.
📈 Il tool di analisi dati integrato ti darà un quadro completo e dettagliato dell’andamento del magazzino.
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