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No show al ristorante: che cos’è e come evitarlo nel tuo locale

No show al ristorante
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Team Tilby

10 luglio 2024

Sono le 20.45 di un venerdì sera, e quel tavolo per quattro prenotato da una settimana è ancora vuoto. Al numero di telefono non risponde nessuno, e il sospetto si fa sempre più insistente: forse non si presenteranno.

Con un esempio che sarà capitato a qualsiasi ristoratore introduciamo il concetto di no show al ristorante, un neologismo inglese che descrive la pratica di prenotare in un locale e poi non presentarsi, causando un danno economico al ristoratore. Che a quel punto, può solo sperare che altri clienti dell’ultimo minuto riempiano il tavolo lasciato vuoto.

E naturalmente, che dovrà organizzarsi per evitare che questo si verifichi in futuro.

In questo post descriveremo meglio il fenomeno del no show al ristorante, i suoi potenziali impatti e soprattutto le modalità con cui combatterlo.

 

Che cosa significa “no show” al ristorante

Come anticipato, la traduzione italiana dall’inglese di “no show” è non mostrarsi. Applicato al mondo della ristorazione, equivale a effettuare una prenotazione e poi non presentarsi nel giorno e nell’orario pattuito.

Una pessima pratica che per il ristoratore rappresenta un danno economico importante, più alto al crescere del numero di persone che hanno prenotato. Immagina l’impatto di un no-show a seguito di una prenotazione di 10 persone!

Impegnare un tavolo senza che venga usato, soprattutto nei giorni di maggiore afflusso, significa perdere un potenziale guadagno, e non è detto che chi non si è presentato venga sostituito rapidamente o facilmente da altri clienti, a meno di essere un ristorante con grande richiesta o in una zona di forte passaggio.

Il fenomeno del no show, per alcuni ristoratori, inciderebbe anche per il 10 / 15% del fatturato.

Come evitare il no show nel tuo ristorante

Come abbiamo visto, nonostante il no show sia un comportamento poco rispettoso verso il ristoratore, alcune persone potrebbero comunque non onorare la prenotazione.

Che fare quindi? Idealmente, trovare delle strategie alternative che scongiurino o minimizzino il no show al ristorante. Vediamone insieme alcune.

Ricordare al cliente la prenotazione effettuata

Richiedere un contatto telefonico in fase di prenotazione è l’azione chiave per evitare una prenotazione mancata nel nostro locale. Il numero potrà (e poi dovrà!) poi essere utilizzato per ricordare al cliente di aver effettuato quella prenotazione. In che modo?

  • inviando un messaggio Whatsapp, con richiesta di conferma
  • chiamando due giorni prima, anche qui per ottenere conferma

In questo modo, anche se dovesse arrivare una disdetta, ci sarà tempo e modo per raccogliere una prenotazione alternativa e annullare la potenziale perdita.

Rendere semplice la cancellazione

Non è raro che i clienti non cancellino la prenotazione perché si sono dimenticati di averla fatta (ed ecco perché è fondamentale ricordarglielo!), oppure per pudore, dimenticanza o perfino pigrizia.

Qualsiasi sia la ragione, meglio agevolare una cancellazione che dover gestire un no show. Fondamentale anche rendere semplice e chiara la modalità di cancellazione.

Al telefono, oppure direttamente online, se si usa un servizio di prenotazione come TheFork o Prenota con Google, oppure un software per la gestione del marketing al ristorante come Plateform.

Tutti questi servizi sono integrati con il gestionale per ristorante Tilby, che include anche numerose funzionalità per la gestione della sala e un’agenda digitale delle prenotazioni.

Comunicare chiaramente le politiche di cancellazione

Anche se dovrebbe essere chiara la ratio di pretendere il rispetto della prenotazione effettuata (o di cancellarla con congruo anticipo), è sempre meglio specificare le condizioni con cui si può prenotare e disdire.

In concreto questo significa:

  • indicare entro quando è possibile cancellare la prenotazione al ristorante
  • l’importo e l’applicazione di un’eventuale penale
  • il termine ultimo entro cui la prenotazione è valida, per poter riassegnare il tavolo

Un altro vantaggio è strettamente psicologico: spiegare le motivazioni al cliente, soprattutto aiutandolo a “mettersi nei nostri panni” permette di empatizzare col nostro lavoro, e desistere da atteggiamenti poco corretti come il non presentarsi dopo aver prenotato.

Richiedere una caparra o stabilire una penale

Il tema no show è diventato d’attualità negli ultimi anni, e ha visto casi eclatanti come quello del ristorante tristellato tedesco di Christian Bau che è stato costretto a imporre penali da 250€ a chi non si presenta.

Inserire una penale è un deterrente forte, certamente risolutivo, ma potenzialmente scoraggiante per chi vuole prenotare. Per farlo è necessario richiedere i dati della carta di credito, che può risultare poco agevole al telefono, ma più semplice con un sistema di prenotazioni online, su una piattaforma terza o direttamente sul sito web del proprio ristorante.

Le penali sono spesso utilizzate dai ristoranti stellati e di fascia alta, per i quali un no show porterebbe a una perdita economica notevole. Ma può essere richiesta legittimamente una caparra anche in contesti meno formali, soprattutto quando si tratta di prenotazioni per molti commensali.

Come già spiegato negli scorsi paragrafi, la policy di cancellazione dovrà essere chiara, come il motivo per cui si è scelto di adottare questa misura, creando empatia con il cliente.

Tenere traccia dei no show passati

Pur adottando ogni possibile precauzione, i no show possono sempre capitare, e se non si è optato per l’applicazione della penale possono creare un danno al ristoratore.

Per evitare che possa riaccadere con le stesse persone, meglio mantenere un “archivio” dei no show, individuando nome e numero di telefono di chi non ha rispettato la prenotazione.

Le funzionalità del software di cassa Tilby aiutano a raccogliere facilmente le anagrafiche clienti, e grazie al servizio di Caller ID il software è subito in grado di capire se è già registrato e se ha già “saltato” una prenotazione, annotandolo sulla sua scheda personale.

Una cautela in più che può salvare da brutte sorprese.

In conclusione: strategie per evitare il no show

Anche se il fenomeno del no show al ristorante è sempre esistito, è solo negli ultimi anni che ha guadagnato notorietà e portato alla ricerca di soluzioni pratiche per evitarlo.

Sfruttare le funzionalità di un registratore di cassa cloud come Tilby, pensato per il mondo della ristorazione, può ridurre l’impatto economico di questa pratica deplorevole.

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