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Perché integrare il tuo PMS con il software di cassa
Team Tilby
Se gestisci un hotel, un b&b o un’altra struttura ricettiva, sai bene quanto la tecnologia sia diventata indispensabile nell’organizzazione efficace della tua attività.
Ci riferiamo in particolare a prodotti tecnologici come:
🏨 PMS: il Property Management System è il cuore tecnologico della tua struttura. Serve per gestire prenotazioni, check-in e checkout, camere, disponibilità e anagrafica clienti.
💰 RMS: il Revenue Management System ti aiuta a ottimizzare le tariffe delle camere in base alla domanda e ai prezzi della concorrenza.
📖 Booking Engine: ti permette di ricevere prenotazioni direttamente dal sito del tuo hotel, senza l’intermediazione di portali come Booking o Expedia.
🔄 Channel manager: sincronizza la disponibilità e le tariffe sui canali di prenotazione online che utilizzi (Booking.com, Expedia, Airbnb, ecc.) evitando prenotazioni doppie od overbooking.
Accanto a questi, se la tua struttura include anche un ristorante, un bar o altri punti vendita, diventa fondamentale affiancare al PMS di un sistema di cassa.
Perché integrare PMS e sistema di cassa
In questo post illustreremo meglio i vantaggi dell’integrazione tra il gestionale per strutture ricettive e il punto cassa, che può includere nativamente funzionalità dedicate alle prenotazioni, la presa di comande e ordini, il magazzino e così via.
I vantaggi, come vedremo, si moltiplicano quando sia il software di cassa che il PMS sfruttano le tecnologie di cloud computing.
Rendere semplici gli addebiti in camera di consumazioni e prodotti
La tipica situazione che si verifica in una struttura ricettiva con servizio di ristorazione è l’addebito di servizi come la consumazione al ristorante o al bar della struttura, l’acquisto di un prodotto o di un’esperienza e così via.
L’integrazione tra il sistema di cassa e il software gestionale per hotel in cloud semplifica enormemente queste operazioni. Permette infatti di addebitare direttamente al conto della camera le consumazioni o gli acquisti, in modo tanto semplice quanto rapido, e senza possibilità di errore.
Ridurre gli errori grazie all’aggiornamento dei dati in tempo reale
Un’altra comodità dell’integrazione tra PMS e punto cassa è che, nel caso in cui entrambe usino la tecnologia cloud, gli addebiti siano registrati e aggiornati in tempo reale.
Questo significa che non sarà possibile perdere addebiti, neanche quando avvengono alla fine del periodo di permanenza (come un caffè last minute al bar), né sarà possibile addebitare una consumazione a una camera non più occupata da quell’ospite, in quanto non verrà riportata sul punto cassa.
Esperienza personalizzata per i clienti
Il segreto di ogni buon hotel, così come di ogni buon ristorante, è far sentire a casa i propri ospiti. Ciò include anche ricordare i loro gusti e preferenze, le eventuali allergie o intolleranze, o la predilizione per un tavolo o una bottiglia di vino in particolare.
Sono tutte informazioni che vengono registrate attraverso il sistema di cassa, e che vengono poi riportate anche sul PMS, per poter essere sfruttate in futuro sia come elemento distintivo del servizio, sia come “trampolino” per future iniziative di marketing diretto basate sui gusti dei clienti. Ad esempio, potrai proporre un’esperienza di degustazione a chi ha ordinato specifiche bottiglie di vino al ristorante.
Prezzi e listini differenziati in base alla tipologia di cliente
Non è raro che le strutture ricettive permettano anche a chi non è cliente di usufruire dei servizi di ristorazione o di wellness, come la SPA. Questo però richiede la gestione di differenti listini: quello per gli esterni, per l’appunto, ma anche per chi è già ospitato in struttura, che a sua volta potrebbe godere di prezzi convenzionati o di trattamenti di pensione completa o mezza pensione.
Sia il conto passante che quello di chi è ospite possono essere facilmente gestiti dal sistema di cassa, che collega le informazioni della stanza con quelle del tavolo occupato dagli ospiti, applicando il giusto listino a ogni cliente.
Analisi dati e prodotti centralizzati in cloud
Pensa a una struttura alberghiera che comprende, oltre alle camere, altri servizi come bar, ristorante, negozi, SPA ecc. Aggregare i dati e analizzarli in modo complessivo potrebbe essere molto più complesso, a meno di integrare al proprio PMS il software di cassa che gestisce tutti questi punti vendita.
Sarà inoltre possibile condividere i prodotti creati in cassa, i dati sul magazzino, quelli sui clienti e così via. Grazie al cloud tutto risulterà perfettamente sincronizzato e allineato, e lo sarà in tempo reale.
Abilitare il self order e automatizzare il servizio
Altro caso tipico è quello di hotel che includono servizi come la piscina o la spiaggia privata, e vogliono abilitare per i clienti la possibilità di ordinare direttamente dal proprio lettino senza dover passare in cassa. Si tratta del così detto self order, sempre più diffuso anche in locali come bar, pub e fast food.
Grazie all’integrazione tra i software, il cliente può ordinare da un menu digitale attraverso Qrcode, inviare la comanda digitale al punto cassa, e da lì questa può essere elaborata dallo staff, con possibilità anche in questo caso di addebito sul conto della camera.
Tilby e i PMS Zucchetti: I migliori alleati della tua struttura ricettiva
Tilby è il software di cassa cloud del gruppo Zucchetti, grazie al quale gestire un’attività ristorativa o commerciale – anche dentro un hotel o un’altra struttura ricettiva – è semplice, rapido e preciso.
Abbiamo sviluppato numerosi connettori nativi per i principali software PMS Zucchetti. Questo permette ai due sistemi di dialogare in tempo reale, scambiando informazioni per semplificare la vita degli albergatori, e migliorando il servizio per i loro ospiti.
Ma come funziona esattamente questo collegamento?
Come funziona l’integrazione tra Tilby e un PMS
Una volta che Tilby viene collegato al software gestionale per strutture ricettive, quest’ultimo trasmette al punto cassa l’elenco delle camere occupate, indicando anche dettagli come il nome dell’ospite, il periodo di soggiorno ecc.
Nel momento in cui si desidera addebitare una consumazione o un prodotto, Tilby abilita un nuovo metodo di pagamento. L’operatore che lo seleziona sceglie la camera a cui assegnare il pagamento e questo viene inviato anche al PMS. Questa operazione equivale all’addebito sul conto della camera.
Non solo: anche in caso di conto passante, i dati vengono trasmessi al software per hotel, che è quindi perfettamente allineato con ciò che accade nel punto cassa.
Un’ulteriore opzione è la divisione dei conti flessibile, che può essere effettuata in parti uguali o anche sulla base del tetto di spesa massimo prestabilito. Questa modalità è particolarmente apprezzata dal segmento di viaggiatori business che hanno un tetto di spesa massimo per il rimborso.
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