Gestire un’attività ristorativa è un compito complesso. Ed è ancora più complesso riuscire a farlo quando ci si deve occupare da soli di tutto: dalla spesa al servizio, dal conto ai pagamenti e all’amministrazione.
La figura del titolare-factotum, soprattutto in Italia, è tanto radicata quanto deleteria. A volte dettata da limiti oggettivi (“non ho abbastanza personale”) e altri da quelli culturali (“preferisco essere io a occuparmi di tutto”, “voglio controllare ciò che fanno se non ci sono”).
È possibile andare oltre, affidando a membri fidati del proprio staff compiti come la gestione del servizio, dell’approvvigionamento delle scorte o addirittura la gestione della cassa? E soprattutto, farlo senza perdere il controllo su ciò che accade nel nostro locale quando non ci siamo?
Grazie a scelte mirate nella gestione del personale, la risposta è positiva. E la spieghiamo meglio in questa guida al delegare i compiti nella propria attività ristorativa.
L’obiettivo, come anticipato, è quello di ridurre la propria presenza e operatività nel proprio locale senza che questo incida sulle performance. Per farlo sono essenziali questi elementi:
Fiducia: inutile girarci intorno: solo fidandosi dei propri collaboratori è possibile delegare in modo davvero efficace. L’obiettivo è creare una struttura con ruoli ben definiti e responsabilità chiare, eliminando i compiti più operativi a favore di quelli più strategici.
Controllo: la scelta di delegare nasce dalla fiducia…ma anche dalla possibilità di controllare e intervenire se necessario. In questo caso, come vedremo, la tecnologia è il miglior alleato di chi vuole uscire dall’operatività.
Automazione: compiti ripetitivi, o che richiederebbero troppo tempo se svolti da un essere umano, possono essere affidati a tecnologie in grado di svolgerle in modo più preciso e, soprattutto rapido.
Delegare al proprio staff la gestione di un’attività ristorativa, fino a 15 anni fa, era soprattutto una questione di fiducia.
Oggi, grazie alle tecnologie evolute pensate per la ristorazione, si può affidare questo compito mantenendo il totale controllo sull’attività, evitando compiti ripetitivi e con basso valore aggiunto.
In che modo? Ecco i nostri consigli:
È possibile avere tutto sotto controllo senza essere nel proprio locale?
Sì, utilizzando un software di cassa cloud puoi accedere all’account del tuo gestionale e monitorare l’andamento di vendite, prenotazioni, scorte e ogni altro parametro in tempo reale, anche dall’altra parte del mondo o da casa, dal tuo dispositivo preferito.
Delegare nella propria attività ristorativa significa assegnare ruoli e responsabilità. Un compito facilitato dal software di cassa, se prevede la funzione di creazione di profili differenziati in base al livello di operatività.
Da chi semplicemente prende operazioni a chi può fare cassa, fino all’amministratore dell’account, le funzionalità visibili per ogni dipendente possono essere abilitate in base alla reale necessità.
Poter controllare la propria attività anche da remoto significa anche rispondere con certezza a domande come chi ha venduto cosa, in quale quantità e quando, per individuare subito qualsiasi anomalia o, al contrario, per evidenziare performance positive da premiare.
Il software di cassa ideale ti permette di farlo, sia in modo aggregato che scendendo nel dettaglio della singola vendita, analizzando i KPI di ogni operatore.
In molti casi è possibile delegare a un collaboratore. In alcuni, è la tecnologia stessa a sostituirci. Un esempio pratico sono le prenotazioni online, gestibili direttamente da software dedicati, che raccolgono le prenotazioni dal web o al telefono, tramite una segreteria telefonica automatizzata, e le comunicano al sistema di cassa in tempo reale.
L’esempio può essere esteso ad altri ambiti, dal marketing alla fidelizzazione e così via.
Se sei costantemente presente nel tuo locale avrai sempre sott’occhio la situazione delle scorte di magazzino, degli ingredienti e delle preparazioni. Puoi ottenere lo stesso effetto da remoto, con gestionali per ristoranti evoluti che replicano ciò che farebbe l’occhio umano, e perfino in modo più capillare.
Ogni porzione, ingrediente o quantità di prodotto consumata viene scalata in tempo reale, così puoi prevedere quando riassortirla, evitando sprechi.
Tra le attività che richiedono più tempo – e attenzione! – c’è la riconciliazione dei pagamenti, ovvero il confronto tra la situazione di cassa e quella del conto corrente bancario.
Se software di cassa, POS e piattaforma di gestione dei pagamenti comunicano tra loro in modo nativo, controlli e verifiche delle anomalie avvengono in modo totalmente automatico, con grande risparmio di tempo e impegno operativo minimo.
L’aspetto tecnologico, come visto, è fondamentale per semplificare e monitorare la gestione del proprio locale senza presenza fisica costante.
L’aspetto umano è altrettanto fondamentale per qualsiasi piano di delega. Significa avere personale affidabile e soprattutto formato per affrontare ogni situazione.
Per averlo, dovrai puntare su:
Quando l’attività è frenetica e il tempo è poco, il tempo in formazione potrebbe apparire uno spreco. In realtà si tratta di un investimento strategico, al pari di quello per acquistare un nuovo sistema di cassa o un forno più performante. La formazione aumenta la produttività del tuo personale, ma soprattutto ti permette di delegare compiti che ora svolgi tu, allontanandoti dal tuo ruolo di “tuttofare”.
Che senso avrebbe formare il personale se, dopo qualche mese, se ne andasse a lavorare altrove perché le condizioni di lavoro sono migliori, vengono pagati di più o sono meno sotto pressione?
La difficoltà di trovare personale nella ristorazione è nota, ed è altrettanto nota la ricetta: stipendi adeguati, ambiente di lavoro positivo, procedure chiare, incentivi e possibilità di crescita.
A proposito di incentivi: offrire a chi lavora nel tuo locale premi di produzione basati sulle capacità di vendita e contributo operativo è un fortissimo incentivo a far rimanere i migliori membri dello staff. Li responsabilizza, offre loro dei traguardi concreti e una forte motivazione a raggiungerli. Gli stessi clienti possano premiare il tuo staff, se faciliti il processo di pagamento e corretta gestione delle mance.
Misurare i risultati e offrire incentivi proporzionali, grazie alle funzionalità di un sistema di cassa smart, è un processo semplice…e interamente gestibile anche senza che tu sia presente nel locale.
Se il tuo obiettivo è semplificare la gestione della tua attività ristorativa, e passare dall’essere un factotum a poter delegare l’operatività ai tuoi collaboratori, Tilby è il software che devi assolutamente conoscere.
Si tratta di un sistema di cassa cloud evoluto, che ti permette di:
📱 Collegarti da qualsiasi dispositivo (tablet, smartphone o PC), accedendo accedere ovunque alla gestione del tuo locale
🔑 Creare diversi livelli di accesso e operatività per i tuoi collaboratori, per poter individuare subito chi fa cosa
👀 Monitorare ogni attività svolta anche in tua assenza, incluse le vendite e gli incassi
🔗 Collegare Tilby ad altri strumenti e software, come Pienissimo Pro per la gestione delle prenotazioni o ZPOS per la gestione degli incassi da pagamenti elettronici
📦 Monitorare la dispensa e le scorte in tempo reale…
…e molto altro.
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