Per molti, aprire e gestire un ristorante è un sogno che diventa realtà. Un mestiere romantico e affascinante in cui si conoscono tante persone, si può dare sfogo alla creatività e magari raggiungere la fama di personaggi incrociati nei reality show o sui social.

Purtroppo la realtà è molto meno romantica e affascinante di quanto appaia dall’esterno.

Gestire un ristorante significa anche (forse soprattutto) risolvere emergenze, andare a caccia di personale difficile da trovare o sostituire chi si è appena licenziato, far quadrare conti e ridurre spese inutili, promuoversi per aumentare i coperti occupati anche in giorni “morti” …e la lista potrebbe andare avanti ancora a lungo.

INDICE 1. Come gestire un ristorante: stai già facendo queste dieci cose? 1.1. Impara a scegliere i tuoi clienti 1.2. Crea e mantieni procedure precise e condivise 1.3. Scrivi un menu attraente per il cliente (e conveniente per te) 1.4. Fatti conoscere e promuoviti, scegliendo bene dove e come 1.5. Fidelizza la tua clientela 1.6. Crea uno staff efficace e mantienilo a lungo 1.7. Mantieni un costante controllo sui costi 1.8. Tieni forniture e dispensa organizzati e aggiornati in tempo reale 1.9. Prendi più decisioni possibili basandoti sui dati 1.10. Semplifica e automatizza tutte le operazioni possibili 2. L’importanza di un sistema di cassa nella gestione di un ristorante

 

Come gestire un ristorante: stai già facendo queste dieci cose?

Eppure gli esempi di successo non mancano. Prendendo spunto da questi casi, abbiamo raccolto i suggerimenti essenziali per gestire un ristorante mantenendo in equilibrio la qualità, il profitto e anche la soddisfazione. Sia di chi li frequenta, sia di chi ci lavora dentro.

Vediamoli insieme in questo post!

Impara a scegliere i tuoi clienti

Ma come, non sono i clienti a scegliere un ristorante?

Certo, ma la scelta dev’essere reciproca, ed è un punto fondamentale per qualsiasi attività imprenditoriale: capire a chi si rivolge il proprio servizio.

Cerca di immaginare il tuo cliente ideale. Di crearne l’identikit. Spenderà tanto o poco? Sarà di passaggio o abituale? Verrà in coppia, in famiglia, tra amici? Apprezzerà piatti elaborati o ricette classiche?

In base alle risposte, prenderai le tue decisioni future: quali piatti introdurre nel menu, quali ingredienti, come si promuoverà il tuo locale, il prezzo di ogni piatto, perfino dove aprirai e come arrederai.

La regola base è una: cercare di soddisfare chiunque equivale a non soddisfare nessuno.

E il cliente non soddisfatto, di solito, o non torna o esterna la propria insoddisfazione facendo cattiva pubblicità al ristorante.

Crea e mantieni procedure precise e condivise

In un orologio analogico ogni ingranaggio, anche quello più piccolo, è fatto per girare in quel modo e momento, incastrandosi con gli altri per segnare sempre l’ora esatta.

In un ristorante ben organizzato succede più o meno lo stesso. Ogni compito viene svolto a partire da procedure e istruzioni ben chiare, decise a monte e condivise in fase di formazione con ogni membro dello staff.

In questo modo non si creano fraintendimenti, si lavora serenamente e anche in caso di emergenza non si perde la bussola né si improvvisa in totale autogestione.

Allo stesso tempo, i clienti si godono un’esperienza di qualità, che magari porta a un passaparola positivo o a un “torneremo presto”.

Scrivi un menu attraente per il cliente (e conveniente per te)

Abbiamo detto che i ristoranti di successo scelgono i loro clienti: ecco, i migliori riescono perfino a scegliere i piatti che i loro clienti ordineranno.

Non è fantascienza…è scienza. O meglio, ingegnerizzazione.

Grazie al menu engineering i piatti che vengono inseriti in un menu vanno oltre la scelta arbitraria dello chef. Sono il risultato di un’analisi del costo di produzione, ingrediente per ingrediente, del profitto, di quante volte viene scelto e se è economicamente sostenibile. Puoi capire in dettaglio come funziona con questa guida completa.

Sfruttando combinazioni di colori, immagini, descrizioni e altre tecniche già usate dalla pubblicità e dal marketing si possono davvero indirizzare le scelte dei clienti. Proprio come accade quando ordiniamo online e veniamo convinti ad acquistare un altro prodotto oltre a quello desiderato, o sceglierne uno più caro.

Fatti conoscere e promuoviti, scegliendo bene dove e come

Essere un ottimo ristorante serve a poco se nessuno ti conosce.

Ecco perché il successo di un ristorante passa anche dagli investimenti in marketing e comunicazione per rendersi visibili e desiderabili agli occhi dei potenziali clienti.

Se è vero che spesso i ristoranti vengono scelti perché consigliati da amici e parenti, è altrettanto vero che essere presenti online con un sito web o un account Instagram è l’occasione per confermare il feedback positivo già ricevuta da qualcuno, oltre a un modo per invogliare gli indecisi o intercettare un pubblico “di passaggio”.

La tentazione potrebbe essere provare tutti i canali e vedere come va. Ma solo quelli che sono coerenti col tuo target e con il tuo posizionamento però hanno davvero senso. Se il tuo target sono le coppie over 40, TikTok non è la scelta migliore, ma può essere perfetto se ti rivolgi a un pubblico giovane.

Quasi indispensabile invece è la presenza su Google my Business, che attiva anche il posizionamento su Google Maps, e Tripadvisor, dove gli utenti leggono e scrivono opinioni sui ristoranti provati.      

Fidelizza la tua clientela 

In una realtà fatta di mille stimoli, catturare l’attenzione è relativamente facile, ma mantenerla è decisamente più complesso. Ecco perché anche quando i clienti sono rimasti soddisfatti di ciò che ha mangiato e del servizio offerto, non sempre torneranno nel nostro locale.

Questo a meno di rimanere in contatto con loro, ottenendo un indirizzo email o un numero di telefono, o in modo meno diretto, mantenendo viva l’attenzione con le attività sui social network e le iniziative offline.

Lo spunto per ottenere informazioni così personali potrebbe essere proprio l’invito a un evento esclusivo come una serata a tema, oppure l’accesso a una promozione dedicata o a un servizio specifico.

Maggiore sarà la personalizzazione, sulla base dei gusti del singolo cliente, migliore sarà la probabilità che quel contatto si trasformi di nuovo in una visita al nostro locale.

Ne parliamo più approfonditamente e con degli esempi concreti in questo post.

Crea uno staff efficace e mantienilo a lungo

Dal periodo post pandemico in poi, reperire personale qualificato per un’attività ristorativa è diventato più complicato. I motivi sono tanti, e non sempre legati solo al trattamento economico.

Non ci sono però dubbi che offrire le giuste condizioni lavorative, sia in termini di incentivi economici che di buone condizioni di lavoro, facilita di molto le cose, sia nel trovare nuovo personale sia nel tenerlo a lungo con noi.

Il successo di un locale passa anche dall’efficacia nella gestione del personale del ristorante, che dovrà essere in grado di offrire ai membri del proprio team:

• un trattamento economico adeguato
• incentivi che premiano buone performance, e che queste siano misurabili in modo oggettivo
• un ambiente di lavoro organizzato e sereno, con ruoli e procedure chiare
• formazione continua e strumenti di lavoro efficaci che alleggeriscano il lavoro
• il bilanciamento tra vita privata ed esigenze aziendali

Stai già adottando tutte queste misure per creare e mantenere uno staff efficiente nella tua attività?

Mantieni un costante controllo sui costi

Come qualsiasi attività imprenditoriale, anche l’organizzazione di un ristorante richiede grande attenzione al controllo delle spese, oltre che dei ricavi.

Ridurre i costi e gli sprechi, anche in piccola percentuale, può portare ad aumenti del profitto importanti. Per questo, se già non lo fai, dovresti cominciare a valutare quanto costa ogni piatto che servi, in termini di materie prime ma anche di costo del personale, utenze e delle altre spese.

In altre parole, dovresti applicare i principi del food cost. Questa abitudine ti porterà a ottimizzare il menu, eliminando piatti che non rendono abbastanza, e a gestire in modo più attento anche le scorte e la dispensa, evitando sprechi.

Forniture e dispensa organizzati e aggiornati in tempo reale

A proposito di sprechi alimentari: chi gestisce un’attività ristorativa di successo sa bene quanto incida nel budget il costo delle materie prime e dei prodotti, ma anche di quante possibilità ci siano per migliorare l’efficacia con qualche tecnica avanzata.

Una di queste è la distinta base, che attraverso l’uso delle ricette permette di scalare in automatico le quantità necessarie alla singola preparazione. Un sistema di cassa può farlo in automatico e in tempo reale, subito dopo l’ordinazione.

Sempre tramite il sistema di cassa è possibile monitorare le scorte dei prodotti, per capire quando riassortirli o quando sono in dispensa da troppo tempo, e devono essere “spinti” proponendo i piatti che li contengono.

Queste due pratiche, permettono di evitare acquisti inutili di materie prime poco usate, o al contrario di aumentare le quantità acquistate ottenendo dei prezzi migliori dai fornitori.

Prendi più decisioni possibili basandoti sui dati

Avere un quadro completo dei numeri della propria attività ristorativa è un vantaggio incredibile…e incredibilmente sottovalutato. Con le giuste analisi dei dati potresti ad esempio:

• scoprire dei piatti poco redditizi ed eliminarli dal tuo menu
• capire quali membri del tuo staff sono più produttivi
• decidere di lanciare una promozione in un orario dove lavori poco
• ridurre tanti costi nascosti e sprechi che sostieni da tempo

Allora perché per tanti ristoranti è un’attività così difficile da applicare?

Perché il tempo che dovrebbe essere dedicato all’analisi dati è usato per attività che dovrebbero essere delegate allo staff (se è stato formato a dovere) o addirittura automatizzate.

Gestire un ristorante in modo efficace passa dall’effettuare analisi dei dati. Non “quando c’è tempo”, ma con costanza e metodo. E magari con l’aiuto di strumenti che sintetizzino tanti numeri in pochi grafici significativi, da cui partire per analisi più dettagliate.

E tu, stai già sfruttando i dati che hai a disposizione?

Semplifica e automatizza tutte le operazioni possibili

Se è vero che che il tempo è denaro, accorciare attività ripetitive significa risparmiare tempo da investire in compiti più redditizi, o semplicemente ridurre i costi e aumentare i margini di profitto.

Un esempio classico è il momento del pagamento del conto, un’attività necessaria ma che spesso richiede tempo, soprattutto quando si tratta di emettere conti separati, o usando più metodi di pagamento.

Piuttosto che creare file in cassa che fanno perdere tempo (e pazienza!) queste operazioni possono essere gestite direttamente al tavolo, tramite POS wireless, QR code o pagamenti digitali come Satispay.

Allo stesso modo esistono soluzioni per automatizzare operazioni per le quali sarebbe necessario un intervento umano. Col self ordering è per esempio possibile automatizzare l’ordine al tavolo, rendendo autonomi i clienti di scegliere dal menu digitale e inviando la comanda dallo smartphone.

Per bar e fast food, adottare kiosk e casse automatiche permette ai clienti di acquistare e pagare senza fare file, risparmiando tempo e riducendo il personale necessario al servizio.

L’importanza di un gestionale di cassa nell'organizzazione di un ristorante

Come hai visto, il percorso per rendere efficace la gestione di un ristorante è fatto di parecchi passi. Che possono però essere agevolati dall’utilizzo di un sistema di cassa per ristoranti come Tilby, che permette di:

• gestire ogni aspetto del servizio, dalla prenotazione al conto
• aggiornare in tempo reale ordini, dispensa, menu e molto altro
• automatizzare numerose operazioni, rendendo più semplice e leggero il lavoro dello staff
• effettuare analisi approfondite dell’andamento dell’attività a partire dai dati
• raccogliere le informazioni di contatto dei clienti per attività di marketing e fidelizzazione
• …e molto altro

Da anni realtà affermate come Frescobaldi, Daruma, Sapori Solari sfruttano Tilby per amministrare il punto cassa e moltissime altre attività nei propri ristoranti.

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